گجت نیوز آخرین اخبار تکنولوژی، علم و خودرو 
کارهای خسته کننده و تکراری می‌توانند روحیه‌ی کارمندان را پایین بیاورند. در حقیقت، بر اساس گزارش‌ها، ۷۷ درصد از کارمندان اداری بر این باورند که خودکارسازی وظایف روتین، بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد. با این حال، ۵۲ درصد از شرکت‌ها همچنان درگیر فرآیندهای دستی و وظایف زمان‌بر هستند. اتوماسیون سازمانی می‌تواند کلید حل این مشکل باشد.
اتوماسیون سازمانی منجر به وفاداری مشتریان، رضایت کارکنان، افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. بهترین راه برای ورود به مسیر اتوماسیون سازمانی، یادگیری از تجربه‌های موفق دیگران است. نمی‌دانید از کجا برای خودکارسازی شروع کنید؟ این راهنما به شما کمک خواهد کرد. ابتدا بگذارید بگوییم اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می کند کل کسب و کار خود را سازمان دهی کنید. این موارد همانطور که اشاره شد شامل از جمله فرآیندهای مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر می شود.
نکته‌ی اول: از یک بخش شروع کنید و سپس گسترش دهید
بهترین فرایندهای کاندید برای اتوماسیون‌سازی، شامل مراحل تکراری، حجم بالای وظایف و داده‌هایی از سیستم‌های مختلف هستند. انتخاب فرآیندی بالغ که در طول زمان آزمایش و تنظیم شده است، بهترین راهکار است. اگر فرآیندی به طور مکرر تغییر می‌کند یا شامل تحلیل کیفی است، احتمالاً گزینه‌ی مناسبی برای اتوماسیون نخواهد بود. به طور کلی باید مراحل زیر انجام شود:
- در مورد فرایندهایی که قصد خودکارسازی آن‌ها را دارید تحقیق کنید.
- هزینه‌های فرآیندی را که می‌خواهید در تمام بخش‌های دخیل یا تحت تأثیر آن را خودکار کنید، جمع‌بندی کنید.
- برای تعریف وضعیت مطلوب خود، باید وارد جزئیات فرآیند خودکارسازی شده‌ی خود شوید.
- هنگام انتخاب راهکار مناسب اتوماسیون سازمانی، انتخاب تولید‌کنندگان با سابقه درخشان در اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و گردش کار، که همچنین می‌توانند به عنوان مشاوران تجاری مورد اعتماد شما عمل کنند، بسیار مهم است. یکی از بهترین اتوماسیون‌ها، راهکار SAP است. البته انتخاب این محصول به تنهایی کافی نیست و باید به دنبال پیاده سازی SAP به شکل استاندارد در سازمان خود باشید.
- اکنون که یک ابزار را انتخاب کرده‌اید و فرآیند خود را خودکار کرده‌اید، آماده‌ی شروع کار هستید. البته، قبل از استقرار آن، باید فرآیند جدید خود را آزمایش کنید. بدین ترتیب متوجه خواهید شد که آیا نیاز به اصلاح یا تغییر آن دارید.
نکته‌ی دوم: راه‌اندازی یک مرکز تعالی اتوماسیون
ایجاد یک مرکز تعالی اتوماسیون (COE) می‌تواند در مسیر تحول دیجیتال شما، تفاوت چشمگیری ایجاد کند. هدف این مرکز، نظارت بر توسعه و راه‌اندازی فعالیت‌های اتوماسیون است. از افراد کلیدی بخش IT و کسب‌وکار دعوت کنید تا به اتخاذ تصمیماتی کمک کنند که برای آینده‌ی سازمان شما بهترین هستند.
در اینجا نحوه‌ی راه‌اندازی موفق مرکز تعالی اتوماسیون خود را شرح می‌دهیم:
- تیم مناسب را انتخاب کنید. ذی‌نفعانی را انتخاب کنید که پذیرای تغییر هستند و برای پیشبرد بهبود فرآیندها آمادگی دارند. حتما یک مدیر پروژه و حداقل یک حامی اجرایی از بخش مدیریت ارشد را در تیم خود بگنجانید.
- چارچوب اتوماسیون ایجاد کنید. برای بهینه‌سازی سرمایه‌گذاری در اتوماسیون، مرکز تعالی اتوماسیون باید چارچوبی را برای افراد، فرآیندها، سیستم‌ها و زیرساخت‌ها تعریف کند.
- نقشه راه اتوماسیون تدوین کنید. اتوماسیون سازمانی یک رویداد مقطعی نیست. یک نقشه راه اتوماسیون تدوین کنید؛ یعنی یک برنامه‌ی کلی که مراحل مورد نیاز برای اجرای تست خودکار را مشخص می‌کند، و از ذی‌نفعان کلیدی برای آن تاییدیه بگیرید.
- جریان‌های کاری اتوماسیون را اجرا کنید. این بخش عملیاتیِ وظایف مرکز تعالی اتوماسیون است. نقاط ضعف را شناسایی کنید، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و بر اتوماسیون فرآیندها نظارت داشته باشید.
- موفقیت را اندازه‌گیری کنید. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را برای اندازه‌گیری تأثیر بر تجربه‌ی کارکنان و مشتریان، بهره‌وری عملیاتی و سودآوری سازمان، تعیین کنید.
نکته‌ی سوم: خودکارسازی فرایندهای کاری IT برای کمک به بخش‌های فناوری اطلاعات تحت فشار
با وجود این‌که منابع باکیفیت IT در هر سازمان محدود هستند، اما تقاضا برای خدمات آن‌ها رو به افزایش است. یافته‌های اخیر نشان می‌دهد که از بخش‌های IT خواسته شده است تا در سال ۲۰۲۳ نسبت به سال ۲۰۲۲، ۴۱ درصد بیشتر خدمات ارائه دهند. خودکارسازی فرآیندهای تکراری IT، بار کاری کارمندان تحت فشار این بخش را کاهش می‌دهد و آن‌ها را برای گسترش تلاش‌های خود در کل شرکت، آزاد می‌کند.
در اینجا برخی از فرآیندهایی که اتوماسیون سازمانی می‌تواند به تیم‌های مختلف IT کمک کند، آورده شده است:
- عملیات IT: پایش سیستم‌ها، امنیت شبکه، استقرار زیرساخت
- خدمات IT: پشتیبانی کاربران نهایی، تامین نرم‌افزار، پشتیبانی نرم‌افزار
- مدیریت دارایی: تامین دارایی، خروج از بهره‌برداری، حسابرسی، گزارش‌دهی
- مدیریت داده‌ها: پشتیبان‌گیری و مازاد داده، پاکسازی داده‌ها
نکته‌ی چهارم: استفاده از رویکرد چابک برای اتوماسیون سازمانی
رویکرد سنتی «آبشاری» که در آن تحلیل، مشخصات، طراحی و آزمایش به صورت متوالی انجام می‌شود، برای اتوماسیون سازمانی کارایی ندارد. با رویکرد آبشاری، ممکن است زمانی که به مرحله‌ی اجرا نزدیک می‌شوید، با یک مشکل جدی مانند یک طراحی غیرقابل‌تنظیم مواجه شوید.
روش‌شناسی چابک بر کار تیمی چندوظیفه‌ای و تست مداوم تاکید دارد. اگرچه اغلب توسعه‌دهندگان نرم‌افزار از این روش استفاده می‌کنند، اما روش مدیریت پروژه چابک تنها مختص توسعه‌دهندگان نیست. چرخه‌ی مداومِ برنامه‌ریزی، اجرا، ارزیابی و بهبود آن را می‌توان در اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار به کار برد. یکی از بزرگترین مزایای این روش، گردهم آوردن تیم‌های چندوظیفه‌ای است که فرآیندهای خودکار را در چرخه‌های انتشار سریع، برنامه‌ریزی، آزمایش، اجرا و بازطراحی می‌کنند.
نکته‌ی پنجم: استفاده از کم‌کد (Low-Code) برای سرعت بخشیدن به زمان رسیدن به بازار
چه کسی عاشق یکپارچگی بهتر کسب‌وکار و IT نیست؟ با این حال، تنها ۵۶ درصد از سازمان‌ها از راه‌حل‌های کم‌کد — رویکرد توسعه‌ای که برای ساخت برنامه‌ها و فرآیندها به کدگذاری کم یا بدون کدنویسی نیاز دارد — برای پیشبرد اتوماسیون استفاده می‌کنند.
توسعه‌ی نرم‌افزار سنتی، طولانی و پرهزینه است. با استفاده از یک پلتفرم توسعه‌ی کم‌کد (LCAP)، کاربران بخش IT و کسب‌وکار می‌توانند از طریق یک رابط کاربری گرافیکی (GUI) کاربرپسند، برنامه‌ها و گردش‌های کاری خودکار را توسعه دهند. این موضوع، زمانی که کارکنان بخش IT تحت فشار یا محدودیت هستند، می‌تواند بسیار تعیین‌کننده باشد.
یک دلیل دیگر برای استفاده از کم‌کد وجود دارد. تلاش‌های اتوماسیون سازمانی، بخش‌های کسب‌وکار و IT را در بر می‌گیرد. با استفاده از کم‌کد، کاربران بخش کسب‌وکار می‌توانند با چند کلیک روی داده‌ها و منطق فرآیند با بخش IT همکاری نزدیک داشته باشند.
نتیجه‌گیری: شروع به کار با اتوماسیون سازمانی
اتوماسیون سازمانی لزوماً پیچیده نیست. با نکاتی که یاد گرفتید، می‌توانید همین امروز پیاده‌سازی جریان‌های کاری خودکار را آغاز کنید. با خودکارسازی یک بخش، ایجاد یک مرکز تعالی اتوماسیون، خودکارسازی برای تیم‌های IT و استفاده از رویکرد چابک و کم‌کد، شروع خوبی برای یک فرآیند موفق اتوماسیون سازمانی خواهید داشت. در کنار اتوماسیون توجه به سیستم MRP نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. پیشنهاد می‌کنیم جستجو کنید mrp چیست و به سایت Msys مراجعه کنید. حالا بروید و خودکارسازی را شروع کنید!