۳ نرم افزار مدیریتی که تمامی مدیران باید در سازمان خود استفاده کنند

در دنیای امروز، مدیران برای اداره کارآمد و مؤثر سازمان خود به ابزارهای مختلفی نیاز دارند. نرم افزار مدیریتی یکی از مهم‌ترین این ابزارها است. نرم افزارهای مختلفی می‌توانند به مدیران در انجام وظایف مختلف، از مدیریت پروژه‌ها و وظایف گرفته تا ارتباط با مشتریان و تجزیه و تحلیل داده‌ها کمک کنند.

شرکت سازگار سیستم (ستیران) با بیش از ۱۵ سال سابقه فعالیت درخشان توانسته است خدمات کارساز و ارزنده‌ای در زمینه طراحی انواع نرم افزارهای مدیریتی ارائه نماید. از مهم‌ترین راهکارها و سیاست‌های شرکت ستیران نیازسنجی دقیق سازمان، تحلیل عمیق نیازها و مشکلات سازمانی، ارزیابی عملیات سازمانی، ارائه راه‌حل‌های نوین مدیریتی، به‌روز نگه داشتن محصولات و پشتیبانی مناسب بوده است.

مجموعه نرم افزارهای مدیریتی ستیران در کنار یکدیگر و در قالب یک نرم افزار جامع و همچنین یکپارچه شدن با سایر نرم افزار ها و سیستم‌های موجود در سازمان، پل ارتباطی موثری میان سازمان‌ها و ارباب رجوع است و بدین روند توسعه دولت الکترونیک را تسریع می‌بخشد.

نرم افزارهای مدیریتی چگونه به مدیران کمک می‌کند؟

نرم افزارهای مدیریتی به مدیران در غلبه بر چالش‌های پیچیده امروزی و هدایت مؤثر سازمان‌ها به سوی موفقیت کمک می‌کنند. این ابزارها با ارائه طیف گسترده‌ای از امکانات، مدیران را در زمینه‌های مختلف یاری می‌کنند:

1. افزایش کارایی و بهره‌وری:

• خودکارسازی وظایف: نرم افزارهای مدیریتی وظایف تکراری و وقت‌گیر را خودکار می‌کنند و به مدیران زمان ارزشمندی برای تمرکز روی وظایف استراتژیک و خلاقانه‌تر می‌دهند.
• مدیریت وظایف و پروژه‌ها: این نرم افزارها به مدیران در برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری وظایف و پروژه‌ها کمک می‌کنند تا ضمن اطمینان از انجام به موقع کارها، از انحراف از مسیر و هدر رفتن منابع جلوگیری شود.
• بهبود گردش کار: نرم افزارهای مدیریتی با ساده‌سازی و روان‌تر کردن فرآیندها، به گردش کار در سازمان سرعت می‌بخشند و از اتلاف وقت و منابع جلوگیری می‌کنند.

2. بهبود تصمیم‌گیری:

• دسترسی به داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها: نرم افزارهای مدیریتی با جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها از منابع مختلف، به مدیران اطلاعات و گزارش‌های دقیق و به‌روز ارائه می‌کنند تا بتوانند بر اساس شواهد و ارقام واقعی تصمیم‌گیری کنند.
• شبیه‌سازی و پیش‌بینی: برخی از نرم افزارهای مدیریتی امکان شبیه‌سازی سناریوهای مختلف و پیش‌بینی نتایج را فراهم می‌کنند تا مدیران بتوانند با درک عواقب احتمالی، تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنند.
• مدیریت عملکرد: این نرم افزارها به مدیران در ارزیابی عملکرد کارکنان، شناسایی نقاط قوت و ضعف و ارائه بازخورد سازنده کمک می‌کنند تا عملکرد افراد را ارتقا دهند.

3. ارتباطات و همکاری:

• ارتباطات داخلی: نرم افزارهای مدیریتی بستر مناسبی برای ارتباطات داخلی و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین مدیران و کارکنان در سطوح مختلف سازمان فراهم می‌کنند.
• همکاری تیمی: این نرم افزارها ابزارهایی برای همکاری تیمی، مانند اشتراک‌گذاری اسناد، برگزاری جلسات مجازی و مدیریت وظایف گروهی ارائه می‌کنند تا کار تیمی را تسهیل و کارآمدتر کنند.
• مدیریت ذینفعان: نرم افزارهای مدیریتی به مدیران در ارتباط با ذینفعان مختلف، مانند مشتریان، تامین‌کنندگان و شرکا، و دریافت بازخورد از آنها کمک می‌کنند.

4. کاهش هزینه‌ها:

• بهینه‌سازی فرآیندها: نرم افزارهای مدیریتی با شناسایی و حذف ناکارآمدی‌ها در فرآیندها به مدیران در بهینه‌سازی عملیات و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند.
• مدیریت منابع: این نرم افزارها به مدیران در مدیریت مؤثر منابع، مانند تجهیزات، مواد اولیه و منابع انسانی، کمک می‌کنند تا از هدر رفتن منابع جلوگیری شود.
• کاهش خطا: نرم افزارهای مدیریتی با خودکارسازی وظایف و ارائه گزارش‌های دقیق، به کاهش خطاهای انسانی و به دنبال آن، کاهش هزینه‌های مرتبط با آن کمک می‌کنند.

5. بهبود رضایت شغلی:

• ایجاد محیط کاری منعطف: برخی از نرم افزارهای مدیریتی امکان دورکاری و انعطاف‌پذیری در ساعات کاری را فراهم می‌کنند که به افزایش رضایت شغلی کارکنان منجر می‌شود.
• به رسمیت شناختن و تشویق کارکنان: این نرم افزارها به مدیران در شناسایی و قدردانی از عملکرد خوب کارکنان و تشویق آنها کمک می‌کنند.
• ایجاد تعادل بین کار و زندگی: نرم افزارهای مدیریتی با تسهیل انجام وظایف و ارائه گزارش‌های دقیق، به کارکنان کمک می‌کنند تا تعادل بهتری بین کار و زندگی شخصی خود برقرار کنند.

در مجموع، نرم افزارهای مدیریتی ابزارهای قدرتمندی هستند که به مدیران در غلبه بر چالش‌های پیچیده، هدایت سازمان‌ها به سوی موفقیت و ارتقای سطح زندگی کاری کارکنان کمک می‌کنند. با انتخاب و پیاده‌سازی صحیح این نرم افزارها، مدیران می‌توانند به‌طور قابل توجهی کارایی، بهره‌وری، و رضایت شغلی را در سازمان خود افزایش دهند.

آشنایی با انواع نرم افزارهای مدیریتی:

طیف گسترده ای از نرم افزارهای مدیریتی وجود دارد که می‌تواند برای نیازهای مختلف شرکت‌ها استفاده شود. برخی از رایج‌ترین انواع نرم افزارهای مدیریتی عبارتند از:

• نرم افزار مدیریت پروژه: این نرم افزار برای برنامه‌ریزی، زمان بندی، ردیابی پیشرفت و مدیریت وظایف پروژه‌ها استفاده می‌شود.
• نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM: این نرم افزار برای مدیریت تعاملات با مشتریان، مانند اطلاعات تماس، سابقه خرید و درخواست‌های پشتیبانی استفاده می‌شود.
• نرم افزار مدیریت منابع انسانی HRM:این نرم افزار برای مدیریت اطلاعات مربوط به کارکنان، مانند حقوق و دستمزد، مزایا، عملکرد و مرخصی استفاده می‌شود.
• نرم افزار حسابداری و مالی: این نرم افزار برای مدیریت امور مالی شرکت، مانند صورت‌حساب‌ها، پرداخت‌ها، و گزارش‌های مالی استفاده می‌شود.

سه نرم افزار مدیریتی مهم و کاربردی که هر مدیری باید حتما در سازمان خود از آنها استفاده کند:

1. نرم افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار)

نرم افزار BPMS به مدیران در خودکارسازی، مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کند. این نرم افزار می‌تواند به شما در صرفه‌جویی در زمان و پول، افزایش بهره‌وری و بهبود رضایت مشتری کمک کند.

برخی از مزایای استفاده از نرم افزار BPMS عبارتند از:

• افزایش کارایی: BPMS می‌تواند با خودکارسازی وظایف تکراری، به شما در صرفه‌جویی در زمان و منابع کمک کند.
• بهبود کیفیت: BPMS می‌تواند با اطمینان از این‌که همه فرآیندها به‌طور مداوم و صحیح دنبال می‌شوند، به شما در بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود کمک کند.
• کاهش هزینه‌ها: BPMS می‌تواند با کاهش ضایعات و افزایش بهره‌وری، به شما در کاهش هزینه‌ها کمک کند.
• افزایش انعطاف‌پذیری: BPMS می‌تواند به شما در انعطاف‌پذیرتر شدن و تطبیق سریع‌تر با تغییرات بازار کمک کند.

نحوه عملکرد BPMS:

1. مدل سازی فرآیند: اولین قدم در استفاده از نرم افزار BPMS، مدل‌سازی فرآیندی است که می‌خواهید خودکار کنید. این کار با استفاده از ابزارهای بصری موجود در نرم افزار انجام می‌شود که به شما امکان می‌دهد مراحل فرآیند، تصمیمات و نقاط انشعاب را ترسیم کنید.
2. تعریف قوانین: پس از مدل‌سازی فرآیند، باید قوانینی را تعریف کنید که نحوه اجرای فرآیند را کنترل می‌کند. این قوانین می‌تواند شامل مواردی مانند شرایطی باشد که یک وظیفه باید به کارمند خاصی اختصاص یابد یا زمانی که یک تصمیم باید گرفته شود.
3. خودکارسازی وظایف: با استفاده از قوانین تعریف شده، می‌توانید وظایف تکراری را خودکار کنید. این امر می‌تواند به شما در صرفه‌جویی در زمان و منابع و همچنین کاهش خطا کمک کند.
4. نظارت و کنترل: نرم افزار BPMS به شما امکان می‌دهد فرآیندهای خود را نظارت و کنترل کنید. می‌توانید ببینید که هر فرآیند در چه مرحله‌ای است، چه کسی روی آن کار می‌کند و چه مدت طول کشیده است تا هر مرحله کامل شود.

آشنایی با ویژگی‌های نرم افزار BPMS ستیران

با مجموعه ابزارهای نرم افزار BPMS ستیران می‌توانید هر فرآیند تجاری را مدل‌سازی، طراحی، اجرا و بهینه‌سازی کنید.

این محصول بر روی پلتفرم جامع ستیران 360 پیاده‌سازی شده که امکانات زیرساختی متعددی را به‌صورت پیش‌فرض به هر پروژه‌ای اختصاص می‌دهد.

فرم‌های طراحی شده‌ی شما توسط نرم افزار BPMS ستیران، به‌راحتی به ابزارهای اتوماسیون، CRM ،ZRM، مدیریت اسناد، مدیریت وظایف و ده‌ها محصول دیگر متصل می‌گردد.‌

از دیگر مزایای این محصول وجود فرم ساز پویا و قدرتمند، با قابلیت‌های ساده و خاص جهت سیستم‌سازی و هوشمندسازی کسب و کار است.

همچنین امکان استفاده در قالب ساختار ابری (Cloud) که در هیچ نرم افزار BPMS مشابهی در کشور وجود ندارد. 

نرم افزار bpms ستیران با قابلیت مشاهده رایگان دمو قبل از خرید یکی از نرم افزارهایی ست که در سازمان‌ها لازم است استفاده شود.

2. سامانه نظرسنجی

سامانه نظرسنجی ابزاری عالی برای جمع‌آوری بازخورد از مشتریان، کارکنان و سایر ذی‌نفعان است. این بازخورد می‌تواند برای بهبود محصولات و خدمات، افزایش رضایت و وفاداری مشتری و ایجاد تصمیمات بهتر استفاده شود.

برخی از مزایای استفاده از سامانه نظرسنجی عبارتند از:

• بهبود درک از مشتری: نظرسنجی‌ها می‌توانند به شما در درک بهتر نیازها و خواسته‌های مشتریان خود کمک کنند.
• شناسایی نقاط قوت و ضعف: نظرسنجی‌ها می‌توانند به شما در شناسایی نقاط قوت و ضعف محصولات و خدمات خود کمک کنند.
• پیگیری پیشرفت: نظرسنجی‌ها می‌توانند به شما در پیگیری پیشرفت خود در طول زمان کمک کنند.
• ایجاد فرهنگ بازخورد: نظرسنجی‌ها می‌توانند به ایجاد فرهنگ بازخورد در سازمان شما کمک کنند.

نحوه عملکرد سامانه نظرسنجی:

1. ایجاد نظرسنجی: اولین قدم در استفاده از سامانه نظرسنجی، ایجاد نظرسنجی است که می‌خواهید ارسال کنید. می‌توانید از قالب‌های موجود استفاده کنید یا نظرسنجی خود را از ابتدا طراحی کنید.
2. انتخاب مخاطبان: پس از ایجاد نظرسنجی، باید مخاطبان خود را انتخاب کنید. می‌توانید نظرسنجی را برای گروه خاصی از افراد مانند مشتریان یا کارکنان خود ارسال کنید یا می‌توانید آن را برای عموم مردم باز کنید.
3. جمع آوری پاسخ‌ها: پس از ارسال نظرسنجی، می‌توانید پاسخ‌ها را جمع‌آوری کنید. سامانه نظرسنجی به‌طور خودکار پاسخ‌ها را جمع‌آوری و ذخیره می‌کند.
4. تجزیه و تحلیل داده‌ها: پس از جمع‌آوری پاسخ‌ها، می‌توانید داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید. سامانه نظرسنجی به شما امکان می‌دهد گزارش‌هایی را ایجاد کنید که خلاصه‌ای از پاسخ‌ها را نشان می‌دهد.

آشنایی با نرم افزار سامانه نظرسنجی ستیران

سامانه نظرسنجی هوشمند ستیران با در بر گرفتن ویژگی‌های طراحی شده جهت انجام انواع نظرسنجی‌های ساده و پیچیده، به سازمان‌ها در دریافت بازخورد در خصوص فعالیت‌ها، خدمات و نیروهایشان یاری می‌رساند.

در این سامانه امکان استفاده از انواع نظرسنجی‌ها مانند نظرسنجی تلفنی، اینترنتی و پیامکی قرار داده شده است.

از ویژگی‌های مثبت این محصول میتوان به سهولت در طراحی انواع پرسشنامه، امکان ارائه آن با انواع روش‌ها به مخاطبین، امکان مشاهده لحظه‌ای پاسخ‌ها و در پایان ساخت گزارشات جامع تحلیلی اشاره کرد.‌

شما می‌توانید قبل از خرید سامانه نظرسنجی با پر کردن فرم درخواست دمو ابتدا با این نرم افزار و قابلیت‌های آن آشنا شوید و پس از آن در صورت تمایل این نرم افزار را برای سازمان خود تهیه کنید

3. مرکز تماس

مرکز تماس یک نقطه تماس مرکزی برای مشتریان شما است. این می‌تواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان، افزایش رضایت مشتری و کاهش هزینه‌ها کمک کند.

برخی از مزایای استفاده از مرکز تماس عبارتند از:

• بهبود خدمات مشتری: مراکز تماس می‌توانند به شما در ارائه خدمات سریع‌تر و کارآمدتر به مشتریان خود کمک کنند.
• افزایش رضایت مشتری: مراکز تماس می‌توانند به شما در حل مشکلات مشتریان و افزایش رضایت آنها کمک کنند.
• کاهش هزینه‌ها: مراکز تماس می‌توانند با خودکارسازی وظایف و کاهش تماس‌های تلفنی تکراری، به شما در کاهش هزینه‌ها کمک کنند.
• جمع آوری داده‌های مشتری: مراکز تماس می‌توانند داده‌های ارزشمندی در مورد مشتریان شما جمع‌آوری کنند که می‌تواند برای بهبود محصولات و خدمات شما استفاده شود.

نحوه عملکرد نرم افزار مرکز تماس:

1. تماس های ورودی:

• هنگامی که مشتری با مرکز تماس می‌گیرد، تماس توسط نرم افزار دریافت می‌شود.
• نرم افزار می‌تواند شماره تماس را شناسایی کند و مشتری را به یک نماینده یا صف مناسب هدایت کند.
• اگر هیچ نماینده‌ای در دسترس نباشد، تماس می‌تواند در صف انتظار قرار گیرد تا زمانی که یک نماینده آزاد شود.

2. مدیریت تماس:

• هنگامی که یک نماینده تماس را دریافت می‌کند، نرم افزار اطلاعات مربوط به مشتری، مانند سابقه تماس‌های قبلی و تعاملات را به نماینده ارائه می‌دهد.
• این امر به نماینده کمک می‌کند تا به سرعت زمینه تماس را درک کند و به مشتری خدمات‌رسانی کند.
• نرم افزار همچنین می‌تواند نماینده را در حین مکالمه راهنمایی کند، به‌عنوان مثال با ارائه اسکریپت‌ها یا پیشنهادات.

3. مدیریت تعاملات با مشتری:

• نرم افزار می‌تواند تمام تعاملات با مشتری را، از جمله تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و چت‌ها را ردیابی کند.
• این اطلاعات را می‌توان برای ایجاد گزارش‌هایی استفاده کرد که به کسب و کارها در درک الگوهای تعامل با مشتری و شناسایی زمینه‌هایی برای بهبود کمک می‌کند.

4. ویژگی‌های اضافی:

نرم افزار مرکز تماس طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های اضافی را ارائه می‌دهد، مانند:

• پاسخگویی خودکار
• مسیریابی تماس
• ضبط تماس
• نظرسنجی از مشتری
• مدیریت پایگاه دانش

انواع نرم افزار مرکز تماس:

دو نوع اصلی نرم افزار مرکز تماس وجود دارد:

• مرکز تماس مبتنی بر ابر: این نوع نرم افزار در سرورهای ارائه دهنده میزبانی می شود، بنابراین نیازی به نصب یا نگهداری نرم افزار در محل نیست.
• مرکز تماس on-premise: این نوع نرم افزار بر روی سرورهای محلی نصب می شود.

ویژگی‌های نرم افزار مرکز تماس ستیران

نرم افزار مرکز تماس (نرم افزار کال سنتر) ستیران به‌عنوان نرم افزار مدیریت تماس برای کسب و کارهایی با تعداد تماس و یا تعداد اپراتور بالا است. این نرم افزار گزارشات حرفه‌ای و داشبوردهای عملیاتی با جزییات و بسیار کارآمد ارائه می‌دهد.

• امکان ایجاد کمپین و اختصاص کانال‌های ارتباطی به‌صورت کاملا داینامیک
• طراحی اسکریپت تماس IVR و پیچیده‌ترین سناریوهای تلفنی در یک محیط گرافیکی
• پیشرفته‌ترین ساختار توزیع تماس ACD
• امکان مدیریت اپراتورها و امکان نظارت و مانیتورینگ

این‌ها تنها سه مورد از بسیاری از نرم افزارهایی هستند که می توانند به مدیران در اداره کارآمد و موثر سازمان خود کمک کنند. انتخاب نرم افزار مناسب برای نیازهای خاص شما مهم است.

مرکز تماس ستیران یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در ایران می‌باشد که به‌صورت اختصاصی بوده و از روی کال سنترهای آماده خارجی کپی‌برداری نشده است.

انتخاب و استفاده از نرم افزار مناسب

با انتخاب و استفاده از نرم افزارهای مناسب، می‌توانید به‌طور موثرتر کار کنید، بهره‌وری را افزایش دهید، هزینه‌ها را کاهش دهید و رضایت مشتری را افزایش دهید.

نرم افزار می‌تواند ابزاری ارزشمند برای مدیران باشد. با انتخاب و استفاده از نرم افزارهای مناسب، می‌توانید به‌طور موثرتر کار کنید، بهره‌وری را افزایش دهید، هزینه‌ها را کاهش دهید و رضایت مشتری را افزایش دهید.

نکاتی برای انتخاب نرم افزار مناسب:

• نیازهای خود را مشخص کنید: قبل از شروع به جستجوی نرم افزار، باید نیازهای خاص خود را مشخص کنید. چه نوع فرآیندهایی را باید خودکار کنید؟ چه نوع بازخوردی را باید جمع آوری کنید؟ چه نوع خدماتی را باید به مشتریان خود ارائه دهید؟
• بودجه خود را تعیین کنید: نرم افزار می‌تواند از نظر قیمت از چند صد تا چند هزار دلار متغیر باشد. قبل از شروع به جستجو، باید بودجه خود را تعیین کنید.
• تحقیق کنید: تعدادی از نرم افزارهای مختلف در بازار وجود دارد. قبل از انتخاب نرم افزار، باید تحقیق کنید و بهترین نرم افزار را برای نیازهای خود پیدا کنید.
• نرم افزار را امتحان کنید: بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم افزار نسخه‌های آزمایشی رایگان یا نسخه‌های نمایشی را ارائه می‌دهند. قبل از خرید نرم افزار، باید آن را امتحان کنید و مطمئن شوید که برای شما مناسب است.
• از پشتیبانی مشتری سوال کنید: مطمئن شوید که ارائه دهنده نرم افزار پشتیبانی مشتری خوبی ارائه می‌دهد. در صورت بروز مشکل، باید بتوانید به کمک نیاز داشته باشید.

سخن پایانی

استفاده از نرم افزارهای مدیریتی ستیران می‌تواند مزایای زیادی برای شرکت‌ها داشته باشد. این نرم افزارها می‌توانند به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و کسب مزیت رقابتی کمک کنند. با انتخاب نرم افزار مناسب و پیاده‌سازی صحیح، می‌توانید مطمئن باشید که از مزایای کامل این نرم افزارها بهره‌مند می‌شوید.