گجت نیوز آخرین اخبار تکنولوژی، علم و خودرو 
گوگل داکس را باید یک ابزار ویرایش فایل‌های متنی قدرتمند دانست که دسترسی به فایل‌ها را در بستر اینترنت مهیا می‌کند. در این مطلب بیشتر با ویژگی ها و قابلیت های گوگل داکس آشنا شده و نحوه استفاده از آن را می‌آموزیم.
برای افرادی که در پی یک ابزار جایگزین رایگان برای مایکروسافت آفیس ورد هستند، به جرات می‌توان گفت گوگل داکس بهترین گزینه پیش رو است. استفاده از آن همانند دیگر سرویس‌های گوگل رایگان بوده و قابلیت‌هایش بیشتر از چیزی است که تصور می‌کنید. از طریق گوگل داکس قادر خواهید بود تنها از طریق یک مرورگر وب، به تمامی فایل‌های متنی و اسناد مهم خود دسترسی پیدا کنید.
گوگل داکس چیست؟
این یک سرویس پردازش متن مبتنی بر وب است، پس همانند سایر ابزارها و سرویس‌های گوگل، که همگی تنها با ایجاد یک حساب کاربری در این وب سایت در اختیارتان قرار می‌گیرند، نیازی به نصب برنامه‌‌ای خاص نبوده و دسترسی به آن از طریق یک مرورگر وب میسر می‌شود. داخل گوگل داکس می‌توان فایل‌های متنی را به صورت آنلاین ایجاد، ویرایش و اشتراک‌گذاری کرد. در هر جایی از دنیا که قرار داشته باشید، تنها با داشتن اتصال به اینترنت می‌توانید به همه اسناد و فایل‌های متنی‌تان دسترسی پیدا کنید.
از جمله قابلیت‌هایی که گوگل داکس را با وجود رایگان بودن آن از رقیب اصلیش یعنی مایکروسافت آفیس متمایز می‌کند، ویژگی‌های در نظر گرفته شده به منظور کار کردن به صورت گروهی است. این سرویس یکی از نخستین پردازشگرهای متن به شمار می‌رود که ویرایش سند آنلاین به صورت اشتراکی را در اختیار کاربران قرار داده است.
امکانات گوگل داکس اجازه می‌دهند اسناد را در پلتفرم‌های مختلف به اشتراک گذاشته و به صورت آنی بر روی آن‌ها کار کرد. خوشبختانه همکاران شما به منظور مشاهده و یا حتی ویرایش اسنادی که برایشان ارسال کرده‌اید، نیازی به داشتن حساب کاربری گوگل و یا لاگین کردن به آن نخواهند داشت.
نحوه استفاده از گوگل داکس
روش استفاده از این سرویس درست همانند مایکروسافت ورد است. یک فایل جدید ایجاد کرده و سپس از بین قالب‌های آماده، یکی را برای تغییر ظاهر کلی سند انتخاب کنید و یا متنتان را درون یک فایل کاملا ساده بنویسید. سپس در صورت نیاز آن را با دیگر افراد تیم به اشتراک گذاشته و به صورت گروهی کار بر روی سند را آغاز کنید.
ایجاد یک فایل متنی
به آدرس docs.google.com رفته و در صورت عدم اتصال مرورگر به حساب کاربری‌تان در گوگل، به اکانت خود لاگین کنید. از اینجا قادر خواهید بود با رفتن به مسیر File > New > Document یک سند ساده و فاقد قالب خاص را انتخاب کرده و یا یکی از قالب‌های آماده گوگل داکس را با رفتن به مسیر File > New > From Template برگزینید.
ذخیرهسازی فایل
برخلاف مایکروسافت آفیس، لازم نیست به خاطر نگرانی بابت از دست رفتن تغییرات ایجاد شده، به صورت پیاپی فایل را ذخیره کنید. از آنجایی که گوگل داکس بعد از ایجاد هر فایل آن را به صورت خودکار در گوگل درایو ذخیره کرده و همچنین بعد از اعمال هر تغییر، سریعا نسخه جدید را جایگزین نسخه قبلی می‌کند، دکمه‌ای تحت عنوان “Save” به منظور ذخیرهسازی دستی درونش وجود ندارد.
دانلود اسناد
خوشبختانه گوگل بین سرویس‌های خود ارتباط قوی برقرار کرده است. به عنوان نمونه اگر یک فایل متنی را درون گوگل درایو ذخیره کنید، با مراجعه به گوگل داکس آن را مشاهده خواهید کرد. عکس این موضوع نیز صادق است. یعنی در صورت ایجاد یک فایل متنی جدید در گوگل داکس، این فایل در سرویس ذخیرهسازی ابری گوگل بارگذاری خواهد شد. برای دانلود اسناد کافی است وارد گوگل داکس شده و بعد از رفتن به مسیر File > Download as، فرمت مورد نظرتان را انتخاب کنید.
ارسال سند از طریق ایمیل
نیازی نیست به منظور ارسال یک فایل متنی از طریق ایمیل، ابتدا آن را دانلود و سپس به نامه الکترونیکی خود ضمیمه کنید. بعد از ورود به گوگل داکس به مسیر File > Email as attachment رفته و سپس فرمت فایلی که می‌خواهید سند مورد نظر طبق آن به ایمیل ضمیمه شود را انتخاب کنید. سپس دیگر فیلدهای ایمیل همچون آدرس مقصد، عنوان و متن را مشخص کنید.
نحوه اشتراک‌گذاری
پیشنهاد می‌کنیم به جای ارسال فایل از طریق ایمیل، آن را به اشتراک بگذارید، چرا که حین انجام کارهای گروهی، فرد و یا افراد دیگر از این طریق قادر خواهند بود یک فایل را به صورت مشترک مشاهده کرده و بر روی آن کار کنند. به این ترتیب از ناسازگاری میان فایل‌ها و وجود نسخه‌های متعدد دارای تعارض‌های اساسی جلوگیری خواهد شد. همانطور که گفتیم، خوشبختانه برای همکارانتان اجباری به استفاده از گوگل داکس وجود نخواهد داشت، به همین دلیل اشتراک‌گذاری محدودیتی از نظر نحوه استفاده ایجاد نمی‌کند. برای این کار از دکمه آبی رنگ بزرگی که در گوشه بالا و سمت راست قرار دارد استفاده کنید. در ادامه گوگل داکس چند گزینه در اختیارتان قرار خواهد داد.
- با کلیک بر روی گزینه Get Shareable Link لینک فایل مورد نظر به منظور دادن دسترسی به دیگر افراد در کلیپ بورد ذخیره خواهد شد. بعد از این کار، گزینه Anyone with the link ظاهر می‌شود. از طریق انتخاب یکی از گزینه‌های Can View ،Can Edit و یا Can Comment مشخص می‌کنید افرادی که از طریق این لینک به سند دسترسی پیدا می‌کنند، دارای چه سطح دسترسی خواهند بود. به صورت پیش‌فرض، دسترسی خواندن بدون توانایی ویرایش و یا کامنت‌گذاری “Can View” فعال است. در صورت ایجاد هر گونه تغییر در گزینه‌های پیش‌فرض، بر روی دکمه Copy Link کلیک کنید تا لینک جدید در کلیپ‌بورد ذخیره شود.
- نام و یا ایمیل آدرس مخاطبان مورد نظر را وارد کنید. فراموش نکنید حین استفاده از این روش به منظور اشتراک‌گذاری فایل‌های متنی، برخلاف گزینه بالا، دسترسی پیش‌فرض، توانایی ویرایش “Can Edit” است. برای تغییر، بر روی آیکون واقع در سمت راست کلیک کرده و گزینه Can View و یا Can Comment را انتخاب کنید.
- بر روی گزینه Advanced که در گوشه پایین و سمت راست قرار گرفته است کلیک کنید تا فایل به صورت مستقیم در جیمیل، گوگل پلاس، فیس بوک یا توییتر اشتراک‌گذاری شود. از طریق این قسمت همچنین خواهید توانست اشتراک‌گذاری لینک‌ها را کنترل کرده و یا افراد جدیدی را دعوت کنید.
یکی از ترفندهای کاربردی گوگل داکس حین استفاده از آن برای اشتراک‌گذاری فایل با دیگران ایجاد یک کپی دیگر از فایل اورجینال است. به این ترتیب دسترسی به فایل کپی شده را در اختیار دیگران قرار داده و از ایجاد تغییر در سند اورجینال جلوگیری خواهید کرد.
ردیابی تغییرات در گوگل داکس
در صورت اعمال تغییرات بر روی یک فایل متنی به طور پیاپی و یا کار بر روی یک فایل به صورت چند نفره، نیاز دارید تا تغییرات اعمال شده را ردگیری کرده و از نحوه پیش رفتن پروژه مطلع شوید.
همچنین بخوانید:
Version History
گوگل داکس از طریق ردیابی تاریخچه ورژن این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهد. به مسیر File > Version History > See Version History رفته و همه تغییراتی که توسط این سرویس تشخیص داده شده‌اند را مشاهده کنید. علاوه بر زمان، نفرات اعمال‌کننده تغییرات نیز مشخص می‌شوند.
می‌توان ورژن کنونی را نام‌گذاری کرد تا در صورت اعمال هر گونه تغییر به صورت اشتباه بعد از آن، بازگشت به این حالت راحت‌تر شود. برای این کار به مسیر File > Version History > Name Current Version رفته و بعد از نوشتن نام بر روی Save کلیک کنید. می‌توان به جای این کار به منوی تاریخچه ورژن رفته و بعد از کلیک بر روی تاریخ و یا نام ورژن، آن را تغییر داد. در منو می‌توان از طریق انتخاب گزینه Only Show Named Versions کاری کرد به جای تاریخ و اسم اعمال‌کننده تغییر، فقط نام ورژن تعیین شده توسط ما نشان داده شود.
از این پس با رفتن بر روی هر یک از ورژن‌ها و انتخاب گزینه Restore This Version خواهید توانست آن را بازیابی کنید. حین استفاده از این روش قادر به قبول و یا رد کردن تغییرات فردی درون هر ورژن نخواهید بود. در صورت نیاز به در اختیار داشتن چنین قابلیتی درون گوگل داکس باید از روش دیگری استفاده کنید.
همچنین بخوانید:
Suggestion Mode
در گوگل داکس از سه حالت مختلف Editing ،Suggesting و Viewing پشتیبانی می‌شود. به منظور جابه‌جایی بین حالت‌های مختلف به مسیر View > Mode رفته و یا درون منوی ابزار بر روی آیکون مداد کلیک کنید. به منظور کنترل تغییرات فردی، از حالت Suggesting استفاده کنید.
وقتی در زمان استفاده از این حالت، تغییری اعمال می‌کنید، کامنتی در سمت راست سند مشاهده کرده و قادر به قبول و یا رد پیشنهاد خواهید بود. می‌توان برای هر پیشنهاد یک پاسخ نوشت و درباره هر تغییر بحث کرد. تمامی تغییرات اعمال شده در این روش به صورت موردی و جداگانه، در نسخه سند مربوط به آن داخل تاریخچه ورژن قابل ردیابی خواهد بود. به این ترتیب می‌توان تغییرات رد شده را بازیابی و مرور کرد. به منظور اجبار همکاران به استفاده از حالت پیشنهاد، دسترسی آن‌ها را بر روی Can Comment قرار بدهید.
پرینت گرفتن از استاد
مجددا می‌توان بدون نیاز به دانلود فایل، از داخل گوگل داکس همانند زمان استفاده از یک فایل ذخیره شده در حافظه سیستم کامپیوتری، پرینت گرفت. بعد از باز کردن فایل مورد نظر به مسیر File > Print رفته و یا از میانبر همیشگی Ctrl + P استفاده کنید. می‌توان از طریق منوی ابزار، آیکون پرینت را انتخاب کرد. از طریق هر یک از این روش‌ها، منوی پرینت باز شده و می‌توانید تعداد نسخه و دیگر موارد مهم را مشخص کنید.
ویرایش اسناد به صورت آفلاین
برای انجام تنظیمات نحوه استفاده از گوگل داکس به صورت آفلاین، باید آنلاین باشید! همچنین نباید در این زمان از مرورگر گوگل کروم در حالت ناشناس (incognito mode) استفاده کنید. در ادامه می‌بایست افزونه Google Docs Offline را برای مرورگر گوگل کروم دانلود کرده و در حافظه سیستم کامپیوتری، فضای کافی به منظور ذخیرهسازی فایل داشته باشید.
بعد از این کار وارد گوگل داکس شده و بعد از کلیک بر روی آیکون منوی همبرگری واقع در گوشه بالا و سمت راست، وارد Settings شده و از روشن بودن اسلایدر کنار گزینه Offline مطمئن شوید.
همچنین بخوانید:
از این پس بعد از آغاز کار بر روی هر فایلی، نسخه آفلاین آن نیز در کامپیوتر حداقل به صورت موقتی ذخیره خواهد شد. وجود آیکون فلش در کنار سند نشان می‌دهد در حالت آفلاین قرار دارید. هر تغییری که درون سند ایجاد کنید، به محض برقراری اتصال به اینترنت، با فایل اصلی واقع در گوگل داکس همگام‌سازی خواهد شد.
با نصب افزونه یاد شده در بالا می‌توانید لیست تمامی اسناد موجود در گوگل داکس را حتی در زمان آفلاین بودن مرور کنید. برای فراهم‌سازی امکان دسترسی آفلاین به یک فایل خاص، از روشن بودن گزینه Available offline آن اطمینان حاصل کنید.
افزونه، تمامی فایل‌های باز شده را کش می‌کند. به این ترتیب در صورت از دست رفتن ناگهانی اتصال به اینترنت، حتی در صورت روشن نبودن Available offline برای فایلی که حین استفاده از آن بوده‌اید، دسترسی سند از بین نخواهد رفت. در چنین شرایطی با وجود نداشتن دسترسی به اینترنت می‌توان گزینه یاد شده را برای فایل مورد نظر روشن کرد.
استفاده از گوگل داکس در گوشی
تحت وب بودن این سرویس به معنی امکان استفاده از آن به وسیله مرورگر وب از طریق هر دستگاهی است، به همین دلیل می‌توان داخل گوشی های هوشمند و تبلت ها نیز به راحتی به گوگل داکس دسترسی پیدا کرد. با این حال، در دستگاه‌های اندرویدی، به صورت پیش‌فرض اپلیکیشن گوگل داکس وجود دارد. دسترسی به اسناد متنی به این وسیله فوق‌العاده آسوده خواهد بود.
