آموزش افزودن و مدیریت چند اکانت ایمیل در جیمل گوگل

مدیریت چند اکانت ایمیل در دل جیمل امکان‌پذیر است. به لطف امکان افزودن چند ایمیل به جیمیل گوگل، از نرم افزارهای ایمیل کلاینت دسکتاپ بی‌نیاز خواهید شد.

وقتی امکان افزودن و مدیریت چند اکانت ایمیل در جیمیل گوگل وجود دارد، چرا باید از یک نرم افزار دسکتاپ به این منظور استفاده کرد؟ به لطف این قابلیت جیمیل، در صورت تمایل به داشتن چندین حساب کاربری ایمیل به صورت همزمان در کنار هم، اجباری به استفاده از اپلیکیشن‌های ویندوزی، مک یا لینوکسی نخواهد بود.

دلیل کنار گذاشتن نرم افزارهای ایمیل کلاینت دسکتاپ

کاربران زیادی دارای بیش از یک حساب کاربری ایمیل هستند. آن‌ها برای مدیریت چند اکانت، نیازمند استفاده از نرم افزارهای ایمیل کلاینت روی سیستم کامپیوتری یا گوشی هوشمند خود خواهند بود. خوشبختانه می‌توان با سپردن این وظیفه مدیریت به جیمیل، از دردسرهای مربوط به گرفتن بکاپ یا جابه‌جایی پروفایل برای هر حساب کاربری بی‌نیاز شد و چندین گیگابایت از فضای اشغال شده توسط نرم افزارهای ایمیل کلاینت را داخل کامپیوتر خود آزاد کرد.

از طرفی به خاطر الگوریتم‌های قویتر گوگل، سرویس نامه الکترونیکی آن درک بهتری در تشخیص ایمیل‌های واقعی از اسپم‌ها دارد. این‌ تنها گوشه‌ای از دریای ویژگی‌های جیمیل است! 21 روش برای چک کردن جیمیل وجود دارند که بیشتر کاربران از آن‌ها بی‌خبرند. در نتیجه، با استفاده از این سرویس علاوه بر رها شدن از دردسر استفاده از نرم افزارهای دسکتاپ، قابلیت‌های بسیار بیشتری نیز در اختیار خواهید داشت. در صورتی که با سرویس پست الکترونیکی گوگل آشنا نیستید، بد نیست ابتدا سری به مطلب «13 مورد از اصطلاحات و ویژگی های جیمیل که باید بدانید» بزنید.

مدیریت چند اکانت ایمیل در جیمیل

همانند نرم افزارهای ایمیل کلاینت مخصوص دسکتاپ، جیمیل نیز به کاربر اجازه مدیریت چند اکانت ایمیل را می‌دهد. افزودن اکانت جدید به جیمیل به مراتب ساده‌تر از انجام همین کار در برنامه‌های دسکتاپ است. این سرویس به وسیله پر کردن خودکار فیلدهای مربوط به سرور POP برای کاربر، ایمپورت کردن ایمیل‌ها از حساب‌های کاربری POP3 را آسوده خواهد کرد.

ایمپورت کردن یک اکانت ایمیل در جیمیل

ممکن است دیگر به یک حساب کاربری ایمیل نیاز نداشته باشید، اما بخواهید ایمیل‌های ارسال شده به آن و همچنین مخاطبان ذخیره‌شده در این اکانت را نگه دارید. در این زمان باید از ابزار مخصوص ایمپورت جیمیل استفاده کنید. به منظور وارد کردن ایمیل‌ها از یک حساب کاربری یاهو باید موارد زیر را دنبال کنید:

• وارد جیمیل شده و روی آیکون چرخ واقع در گوشه بالا و سمت راست کلیک کنید و سپس از داخل منوی کشویی گزینه Settings را برگزینید.
• داخل تنظیمات جیمیل به تب Accounts and Import بروید.
• روی گزینه Import mail and contacts کلیک کنید.
• آدرس ایمیل مورد نظر را وارد کرده و سپس روی گزینه Continue کلیک کنید. در ادامه دستورالعمل‌های ارائه شده توسط گوگل را دنبال کنید.
• در پنجره بعدی، اطلاعات مورد نظر به منظور ایمپورت شدن را مشخص کنید.

نکته مهم اینجاست که جیمیل فقط می‌تواند ایمیل‌های قرار گرفته داخل پوشه اینباکس حساب‌های کاربری دیگر را دریافت کند. در صورت تمایل به ایمپورت کردن ایمیل‌های ذخیره‌ شده داخل دیگر پوشه‌های پیش‌فرض یا دست‌ساز حساب کاربری قدیمی، باید ابتدا آن‌ها را به پوشه اینباکس منتقل کنید. سپس برای دسته‌بندی کردن آن‌ها از یکدیگر همانند زمان قرارگیری‌شان در فولدرهای مختلف در اکانت یاهو قدیمی، می‌توانید از برچسب‌های گوگل کمک بگیرید یا مجددا پوشه‌هایی جدید در جیمیل ایجاد کنید.

بهتر است ابتدا همه نامه‌های الکترونیکی درون یک فولدر را به اینباکس منتقل کرده و بعد از ایمپورت کردن آن‌ها و در ادامه قرار دادنشان داخل یک فولدر جدید در جیمیل، این کار را برای دیگر پوشه‌ها تکرار کنید.

افزودن یک ایمیل آدرس دیگر به جیمیل با استفاده از POP3

در صورت تمایل به مدیریت چند اکانت ایمیل زیر سقف سرویس جیمیل گوگل، همراه با در اختیار داشتن امکان ارسال و دریافت ایمیل، باید روش مختلفی را دنبال کنید. در روش بالا، تنها اطلاعات ضروری اکانت‌های قدیمی را استخراج کرده و خود آن‌ها را دور انداختیم، اما اکنون می‌خواهیم از یک سری حساب کاربری ایمیل دیگر، برای ارسال یا دریافت نامه الکترونیکی همانند قبل، در دل جیمیل استفاده کنیم.

• داخل جیمیل به مسیر Settings > Accounts and Import بروید. برای دسترسی به Settings باید روی آیکون چرخ قرار گرفته در گوشه بالا و سمت راست صفحه کلیک کنید.
• پایین قسمت Check mail from other accounts روی گزینه Add a mail account کلیک کنید.
• جیمیل به صورت پیش‌فرض، یک سری اطلاعات را برایتان پر خواهد کرد.

اگر می‌خواهید با اکانت افزوده شده همچون یک حساب کاربری کاملا مجزا رفتار کنید، بهتر است تیک کنار گزینه Label incoming messages را زده و یک لیبل خاص برای نامه‌های الکترونیکی مربوط به این حساب کاربری ایجاد کنید. همچنین بهتر است تیک کنار گزینه Archive incoming messages (Skip the Inbox) را نیز بزنید.

مدیریت چند اکانت ایمیل در حال حاضر بدین شکل است که همه نامه‌های الکترونیکی دریافت شده توسط حساب‌های کاربری مختلفی داخل فولدر اینباکس پیش‌فرض قرار می‌گیرند. در صورتی که حین افزودن یک اکانت جدید، با استفاده از گزینه Label incoming messages یک برچسب برای آن ایجاد کرده باشید، تشخیص تعلق داشتن ایمیل‌ها به حساب‌های کاربری به شکل راحت‌تری میسر خواهد شد. در قسمت بعدی این آموزش، نحوه ایجاد پوشه‌های اینباکس جدید بر اساس برچسب‌ها را آموزش خواهیم داد.

بعد از افزودن موفقیت‌آمیز یک حساب کاربری، جیمیل پیشنهاد تخصیص یک اسم مستعار به آن را ارائه خواهد کرد. این نام در زمان ارسال نامه الکترونیکی جدید کاربرد خواهد داشت. اگر با پیشنهاد جیمیل موافق هستید، باید به روش زیر نام مستعار را تایید کنید.

• به مسیر Settings > Accounts and Import بروید.
• پایین قسمت Send mail as روی گزینه Add another email address کلیک کنید.
• آدرس ایمیل مورد نظر را وارد کرده و سپس روی گزینه Next Step کلیک کنید.
• از وارد شدن صحیح اطلاعات اطمینان یابید. سپس رمز عبور را وارد کرده و گزینه Add Account را برگزینید.
• تا ارسال ایمیلی حاوی کد تایید منتظر بمانید. سپس روی لینک درون آن کلیک کرده یا کد را به صورت دستی وارد کنید و در انتها کلید Verify را برگزینید.

به همین روش چندین حساب کاربری دیگر به جیمیل افزوده و برای هر یک نام مستعاری انتخاب کنید. قدم بعدی مدیریت چند اکانت ایمیل اضافه شده است.

مدیریت چند اکانت ایمیل در جیمیل

روش‌های مختلفی برای مدیریت چند اکانت ایمیل در سرویس نامه الکترونیکی گوگل وجود دارد. روش اول، برخورد یکسان با تمام نامه‌های الکترونیکی دریافت شده و تکیه بر نام‌های مستعار حساب‌های کاربری برای انطباق به صورت خودکار است. اگر در پی حذف یک آدرس ایمیل هستید، می‌توانید گزینه Always reply from default address را برای نام‌های مستعار خود برگزیده و به مخاطبان اجازه بدهید آدرس جدید را به دلخواه انتخاب کنند.

فعال‌سازی چندین اینباکس (صندوق ورودی) در جیمیل

اگر هدفتان از افزودن و مدیریت چند اکانت ایمیل پیش بردن پروژه‌های مختلف است، به احتمال زیاد ترجیح می‌دهید هر حساب کاربری دارای یک صندوق ورودی جداگانه برای خود باشد. در این حالت، بهتر است از یکی از قابلیت‌های قدیمی Gmail Labs با نام Multiple Inboxes استفاده کنیم.

به این منظور وارد Settings جیمیل شده و در صورت عدم مشاهده تب Multiple Inboxes، به تب Advanced  تغییر حالت بدهید و سپس Multiple Inboxes را فعال‌سازی کنید.

اکنون این تب باید برایتان نمایش داده شود. استفاده از صندوق ورودی پیش‌فرض جیمیل را فراموش نکنید، در غیر این صورت تنظیمات مربوط به Multiple Inboxes نمایش داده نخواهند شد. کافی است به مسیر Settings > Inbox رفته و به Default تغییر حالت دهید.

سفارشی‌سازی صندوق‌های ورودی در جیمیل

ویژگی Multiple Inboxes به کاربر اجازه می‌دهد تا سقف پنج جستجو (پنل‌های اینباکس 0 تا 4) ایجاد کند. آن‌ها در کنار پوشه اینباکس پیش‌فرض نمایش داده خواهند شد. در تصویر زیر، صندوق‌های ورودی جداگانه‌ای برای ایمیل‌های ستاره‌دار یا همان Starred (در Pane 0)، ایمیل‌های خوانده نشده یا همان Unread (در Pane 1) و پیش نویس‌ها یا همان Drafts (در Pane 2) در نظر گرفته شده است. می‌توانید به جای تعیین آن‌ها، بر اساس روال جستجوی استاندارد جیمیل پیش بروید. کاربران قادرند اندازه هر صفحه را تا 99 گفتگو هر در قسمت افزایش داده و موقعیت قرارگیری پنل‌های اضافی را در قسمت Extra panels positioning مشخص کنند.

در ادامه چند جستجوی حرفه‌ای مخصوص اینباکس را مرور می‌کنیم. برای فیلتر کردن ایمیل‌های مهم و همچنین ایمیل‌های خوانده نشده از طریق Multiple Inboxes، باید از اینباکس پیش‌فرض جیمیل استفاده کنید. با این حال امکان ایجاد مجدد ویژگی‌های Priority Inbox جیمیل همچون لیستی جداگانه برای ایمیل‌های مهم و خوانده نشده وجود دارد. کافی است از عبارت is:important AND unread استفاده کنید.

برای ایجاد صندوق‌ ورودی بر اساس یک برچسب، کافی است از عبارت label:Trekstones استفاده کنید. در اینجا منظور از Trekstones نام برچسب مورد نظر است.

بعد از اتمام افزودن و مدیریت چند اکانت ایمیل به کمک Multiple Inboxes، جیمیل شما به حالتی شبیه به تصویر زیر در خواهد آمد.