گجت نیوز آخرین اخبار تکنولوژی، علم و خودرو 
این سوال مشترک بسیاری از کاربران است: آرشیو کردن یا پاک کردن ایمیل ها ؟ برای درک بهتر این دو قابلیت، ادامه مطلب را دنبال کنید.
تقریباً همه‌ی سرویس‌دهندگان ایمیل قابلیت آرشیو کردن یا پاک کردن ایمیل ها را در اختیار کاربرانشان می‌گذارند. هر دو این قابلیت‌ها ایمیل‌ها را از اینباکس شما حذف می‌کنند، اما روشی که استفاده می‌کنند با یکدیگر متفاوت است. بنابراین شاید تفاوت بین این دو کمی برای شما گیج‌کننده باشد.
وقتی ایمیل آرشیو می‌شود چه اتفاقی می‌افتد؟
وقتی یک ایمیل را آرشیو می‌کنید، آن از اینباکس شما حذف خواهد شد. با این حال ایمیل‌های پاک شده همچنان قابل مشاهده هستند. برای این کار کافی است به پوشه‌ای بروید که سرویس‌دهنده ایمیل شما، ایمیل‌های آرشیو شده را در آنجا ذخیره می‌کند. به طور مثال در سرویس Outlook شما می‌توانید آن‌ها را در پوشه Archived و در سرویس Gmail آن‌ها را در پوشه All Mail پیدا کنید.
ایمیل‌های آرشیو شده همچنان از حافظه سرویس مورد نظر استفاده می‌کنند. بسته به میزان حافظه‌ای که آن سرویس در اختیار شما می‌گذارد، شما می‌توانید آن‌ها را روی حافظه کامپیوتر خود یا یک حافظه پرتابل ذخیره کرده، به یک اکانت جدید انتقال دهید یا آن‌ها را پاک کنید.
وقتی ایمیل حذف می‌شود چه اتفاقی می‌افتد؟
درست مثل فرآیند آرشیو کردن، وقتی یک ایمیل را پاک می‌کنید، آن از اینباکس شما حذف خواهد شد. با این حال به جای ذخیره شدن در پوشه ویژه آرشیو شده‌ها، مستقیماً به سطل زباله ایمیل شما منتقل خواهد شد. بسته به نوع سرویس‌دهنده نام این پوشه می‌تواند متفاوت باشد، ولی معمولاً این پوشه “Trash” یا “Deleted Items” نام دارد.
در حالی که ایمیل‌های آرشیو شده در پوشه‌ای برای همیشه ذخیره خواهند شد، ایمیل‌های حذف شده برای مدت زمان کوتاهی در سطل زباله باقی می‌مانند. مدت زمانی که سطل زباله از ایمیل‌های حذف شده نگهداری می‌کند بسته به نوع سرویس‌دهنده متفاوت است، اما معمولاً این زمان ۳۰ روزه است و بعد از گذشت این مدت، برای همیشه پاک می‌شوند.
برخی از سرویس‌های ایمیل حتی پس از حذف ایمیل‌ها آن‌ها را برای مدت زمانی در سرور خود نگهداری می‌کنند. به طور مثال Google Workspace به شما ۲۵ روز مهلت اضافه‌تری برای بازیابی ایمیل‌های پاک شده می‌دهد. اگرچه این سرویس اشتراک پولی دارد و شما باید ادمین باشید که چنین دسترسی داشته باشید. در غیر این صورت باید از ادمین بخواهید این کار را انجام دهد.
ایمیل‌ها را آرشیو کنیم یا حذف؟
حالا که تفاوت بین آرشیو کردن یا پاک کردن ایمیل ها را می‌دانید، احتمالاً گزینه اول را بهترین انتخاب می‌دانید. با این حال اگر ایمیل‌های آرشیو شده روی یکدیگر تلنبار شوند، ایمیل‌های شما به هم می‌ریزد و پیدا کردن ایمیل‌های قدیمی برایتان دشوار خواهد شد. به طور مثال اگر تمام ایمیل‌های قدیمی مربوط به کمپین تخفیفی یک فروشگاه اینترنتی را آرشیو کنید، پیدا کردن جدیدترین آن سخت می‌شود.
علاوه بر این، همانطور که در بالاتر هم گفتیم، ایمیل‌هایی که آرشیو می‌شوند همچنان فضای سرویس ایمیل شما را اشغال می‌کنند. سرویس‌هایی مثل جیمیل، فضای محدودی را در اختیار مشترکین پنل رایگان خود قرار می‌دهند؛ بنابراین با پاک کردن ایمیل‌های آرشیو شده می‌توانید فضای بیشتری را در اختیار ایمیل‌های جدیدتر بگذارید.
اما در آن طرف قضیه، ایمیل‌های پاک شده باعث افزایش فضای ذخیره‌سازی شده و تلاش برای رسیدن به یک ایمیل خاص را کم دردسرتر خواهند کرد؛ ولی وقتی شما ایمیلی را پاک می‌کنید، عملاً دیگر به آن دسترسی نخواهید داشت.
بنابراین باید ایمیل‌های واجب و بسیار مهم را آرشیو و ایمیل‌های بی‌فایده را حذف کنید.