بهترین روش‌ها برای آرشیو اسناد در سازمان‌ های بزرگ

امروزه در اکثر سازمان‌ها و کسب‌وکارها، بایگانی یا آرشیو اسناد و مدارک به یک مسئله و چالش بسیار مهم تبدیل شده است. در واقع لازم است بدانید که، آرشیو یا بایگانی اسناد به فرآیند ذخیره‌سازی مدارک و مستنداتی اطلاق می‌گردد که در حال حاضر نیازی به آن‌ها نیست، اما ممکن است در آینده در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، حل و فصل اختلافات، اسناد قانونی، تحقیقات علمی و …. نیز ضروری باشد. در این میان، انتخاب بهترین روش برای بایگانی اسناد و مدارک در سازمان های بزرگ وکوچک نیز اهمیت بسزایی دارد.

یکی از بهترین روش های آرشیو اسناد در همین راستا، نمونه‌هایی از نرم ‌افزار مدیریت مستندات می‌باشند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اسناد خود را به‌صورت منظم و امن ذخیره‌سازی و بازیابی کنند. انتخاب بهترین روش برای بایگانی اسناد در کسب وکار های بزرگ و کوچک مستلزم در نظر گرفتن عوامل متعددی همچون حجم اسناد، نوع اسناد، نیازها و بودجه سازمان، و اندازه سازمان است.

با برخورداری از بهترین روش های آرشیو اسناد، می‌توان به‌طور مؤثری فرآیندهای ذخیره سازی و امنیت اطلاعات و اسناد را نیز مدیریت کرد. همچنین لازم به ذکر است که بایگانی مستندات، علاوه بر فراهم کردن امنیت اطلاعات، امکان دسترسی سریع و آسان به اسناد را نیز فراهم می‌کنند و بدین ترتیب در تصمیم‌گیری‌ها و عملکرد سازمان نقش بسزایی را ایفا می‌کنند.

انواع روش های بایگانی اسناد در سازمان ها

آرشیو اسناد در سازمان‌ها به روش‌های مختلفی نیز صورت می‌گیرد که با توجه به عوامل متعددی در سازمان و کسب و کارتان می‌توانید در راستای انتخاب بهترین روش آرشیو اسناد نیز اقدام کنید.

برخی از روش های بایگانی یا آرشیو اسناد در سازمان نیز عبارت‌اند از:

روش سنتی

در روش سنتی آرشیو مستندات، اساسا از کاغذ و شیوه‌های کاغذی نیز استفاده می‌گردد. در این روش تمام مدارک و اسناد ابتدا جمع‌آوری و طبقه می‌گردند و در انتها در یک مکان ایمن در داخل و یا خارج از سازمان نیز ذخیر می‌شود. این روش اصولا برای سازمان‌ها و اداری بزرگی که به مدارک کاغذی هم ممکن است نیاز پیدا کنند نیز کاربرد دارد.

روش دیجیتالی

امروزه با پیشرفت تکنولوژی، استفاده از روش‌های بایگانی اسناد به صورت دیجیتالی به‌طور گسترده‌ای در سازمان‌ها رواج یافته است. در این روش، مستندات به صورت الکترونیکی یا دیجیتال مدیریت و آرشیو می‌شوند. به عنوان مثال، با استفاده از انواع نرم افزار های کاربردی برای کسب‌ و کار، می‌توان داده‌ها و اسناد را به ‌سادگی و با امنیت بالا ذخیره کرد. همچنین لازم به ذکر است که این روش امروزه مورد توجه بسیاری از سازمان‌ها قرار گرفته است.

روش اسکن

روش آرشیو اسکن و یا ترکیبی از ذخیره‌سازی کاغذی و دیجیتالی، نوعی بایگانی است که در آن، ذخیره سازی به صورت کاغذی انجام می‌گردد اما در صورت تقاضا مدارک و مستندات کاغذ اسکن گردیده و از طریق نرم افزار آرشیو اسناد به بایگانی دیجیتالی تبدیل می‌شوند. این روش بیشتر مناسب سازمان‌های بزرگی است که، دارای حجم زیادی از اسناد کاغذی هستند و تمایل به ذخیره سازی اسناد بیرون از سازمان خود را دارند و ممکن است گاهی اوقات برخی از اسناد را نیاز داشته باشند. همچنین لازم به ذکر است که این نوع روش ذخیره سازی بسیار گران‌تر از روش‌های دیگر است.

بایگانی اسناد بر اساس روش طبقه بندی

پیش‌تر نیز انواع روش های بایگانی اسناد را معرفی نمودیم، حال با این تفاسیر نیز با انواع مختلفی از طبقه بندی آرشیو مستندات یک سازمان روبه‌رو هستیم که هر سازمان مطابق با نیاز و حجم مدارک بایگانی خود می‌تواند برگزیند.

برخی از اصلی‌ترین روش های طبقه بندی اسناد در سازمان‌های نیز به شرح زیر است:

روش الفبایی ساده و مرکب

در این روش مدارک و مستندات طبق حروف الفبا نیز طبقه بندی می‌گردند که در منابع انسانی و بایگانی نامه‌نگاری کاربرد بیشتری دارد.

روش شماره گذاری متوالی

در این روش مدارک و مستندات به ترتیب نیز شماره گذاری و طبقه بندی می شوند و در یک فهرست مخصوص ثبت می گردند. سپس اسناد و مدارک در قفسه ها طبق فهرست و شماره گذاری ها چیده می شوند، و در نهایت جهت دسترسی به مدارک باید به قفسه ها نیز مراجعه کرد.

روش جغرافیایی

در این روش طبقه بندی مستندات و مدارک نیز بر اساس محل جغرافیایی در بایگانی‌ها طبقه بندی می شوند. همچنین لازم است بدانید، این شیوه بیشتر مناسب سازمان‌های بزرگی است که دارای شعب متعددی است که ارتباط زیادی با هم دارند، زیرا این روش دسترسی به مدارک را برایشان آسان‌تر می‌کند.

روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب

در این نوع طبقه بندی تمام مستندات به صورت موضوعی طبقه می‌شوند. از مهم‌ترین مزایای این نوع دسته بندی می‌توان به کامل بودن، محدود کننده، تخصصی و دقیق بودن نیز اشاره کرد.

روش شماره گذاری تاریخی

در این نوع روش تمام مدارک دریافت، پیگیری، ارسال و… بر اساس تاریخ، روز، ماه و سال نیز طبقه می‌گردند.

روش شماره گذاری تلفیقی

این روش طبقه بندی اسناد و مدارک آرشیو شده ترکیبی از روش‌ها قبلی است.

نکات مهم آرشیو اسناد در سازمان ها

در زمان اقدام به آرشیو اسناد یک سازمان، نکاتی وجود دارد که با رعایت نمودن هر یک از آن‌ها می‌توانید بهترین فرایند آرشیو مستندات را پشت سر بگذارید.

برخی از این نکات عبارت‌اند از:

• در زمان انتخاب روش طبقه بندی اسناد، باید دقت شود که با افزایش حجم اسناد و بایگانی‌ها، دسترسی به مدارک را نیز سخت نکند.
• اطمینان حاصل کنید که اسناد و مدارک آرشیو شده، چه به روش دیجیتالی و چه به روش سنتی، از امنیت بالایی برخوردار باشند. همچنین، به فضای نگهداری اسناد کاغذی توجه کنید تا از تأثیرات مخرب گرما و رطوبت در امان باشند.
• باید یک چرخه حیات شامل تعیین مدت نگهداری اسناد بر اساس الزامات قانونی و سیاست‌های سازمانی نیز تعیین کنید.
• با ارزیابی مرتب سیستم آرشیو مستندات سازمان، نیازها و بازخوردهای کاربران و فرایندها را نیز بهبود ببخشید.
• کارکنان باید آموزش‌های لازم را در حوزه سیاست‌ها، روش‌ها و سیستم‌های مدیریت اسناد را دریافت کنند تا به درستی از آن نیز استفاده کنند.

چرا بایگانی اسناد در سازمان ها اهمیت دارد؟

برخی از دلایل اهمیت آرشیو مستندات در سازمان‌ها نیز عبارت‌اند از:

• برآورده شدن الزامات نظارتی
• کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در فضا و زمان
• بهبود عملکرد و گردش کار
• امینت و حفاظت از سرقت هویت
• و…