گجت نیوز آخرین اخبار تکنولوژی، علم و خودرو 
در گذشته، سازمان‌ها و مشاغل برای مدیریت وظایف خود به افراد و منابع سنتی، همچون دفترهای مدیریتی و افراد، اعتماد می‌کردند. با ظهور رایانه‌ها، شرکت‌ها نرم افزارهای مدیریت کسب و کار را به‌عنوان یک لایه پشتیبانی اضافی جهت سازماندهی حجم کار، کاهش هزینه‌ها، اتوماسیون وظایف و بهبود مدیریت زمان خود به این ترکیب اضافه نمودند.
برای اداره یک کسب و کار موفق به چه نرم افزار هایی نیاز داریم؟
بی‌‌توجه به مدت فعالیت و تجربه شما در حوزه کسب و کار، امری مسلم است که با چالش‌هایی در زمینه بایگانی و مدیریت منابع مواجه شوید. امروزه، با پیشرفت چشم‌گیر و روزافزون علم و تکنولوژی، نرم‌افزارهایی طراحی شده‌اند که بسیاری از مشکلات مدیریتی کسب و کار را به‌سادگی حل می‌کنند. در ادامه، به معرفی 10 نرم افزار ضروری با اولویت بالا برای کسب و کار می‌پردازیم.
1. نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری یک نوع ابزار کامپیوتری است که به‌منظور خودکارسازی وظایف تکراری و بهینه‌سازی جریان کارهای دفتری طراحی شده است. این راهکارهای نرم افزاری به‌طور معمول فرآیندهای گوناگون دفتری را یکپارچه‌سازی کرده و عملیاتی از جمله مدیریت اسناد، ارتباطات ایمیلی، برنامه ریزی، ورود داده و همکاری را به صورت خودکار انجام می‌دهند. هدف اصلی از استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، افزایش کارایی، کاهش نیاز به تلاش دستی، کاهش خطاها، و بهبود کلی بهره‌وری در وظایف اداری یک سازمان می‌باشد. انواعی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری شامل برنامه‌های پردازش کلمه، برنامه‌های صفحه گسترده، مشتری‌های ایمیل، ابزارهای مدیریت پروژه و پلتفرم‌‌های اتوماسیون جریان کار هستند.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری عبارتند از:
- نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
- نرم افزار اتوماسیون فراگستر
- نرم افزار اتوماسیون چارگون
2. نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار دبیرخانه، یک نوع برنامه کامپیوتری است که به‌طور خاص برای ایجاد کمک در وظایف اداری که معمولاً توسط کارمندهای دبیرخانه یا بایگانی انجام می‌شود، طراحی شده است. این وظایف ممکن است شامل برنامه ریزی قرار ملاقات‌ها، مدیریت تقویم‌ها، سازماندهی جلسات، مدیریت مکاتبات، اداره پایگاه‌های داده و مدیریت اسناد باشد. هدف از نرم افزار دبیرخانه، بهبود و بهینه‌سازی این وظایف، افزایش کارایی و ارتقای سازماندهی در یک محیط دفتری یا اداری است. این نرم افزارها اغلب ویژگی‌هایی از قبیل ثبت ورود و خروج نامه‌ها و مکاتبات، ردیابی وظایف، ذخیره و بازیابی اسناد، مدیریت تماس‌ها و گاهی ادغام با سایر ابزارهای تولیدی دفتری را شامل می‌شوند. به طور کلی، نرم افزار دبیرخانه به اتوماسیون و تسهیل وظایف مختلف اداری به منظور حمایت از عملکرد هموارتر در یک سازمان کمک می‌کند.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از:
- نرم افزار دبیرخانه یگانه
- نرم افزار دبیرخانه آدا
- نرم افزار دبیرخانه آریانا
3. نرم افزار بایگانی اسناد
نرم افزار بایگانی اسناد، به‌منظور ذخیره، سازماندهی و مدیریت اسناد الکترونیکی به‌صورت ایمن و کارآمد طراحی شده است. این امکان را به کاربران می‌دهد تا اسناد خود، شامل فایل‌های متنی، تصاویر، ارائه نامه‌ها و پی دی اف‌ها را در یک مخزن دیجیتال متمرکز آرشیو کنند و به‌آسانی آنها را بازیابی نمایند. نرم افزار بایگانی اسناد معمولاً شامل ویژگی‌هایی برای فهرست‌نویسی اسناد بر اساس فرا داده‌ها، پیاده‌سازی کنترل نسخه برای پیگیری تغییرات اسناد، تعیین مجوزهای دسترسی برای کنترل دسترسی کاربران و فراهم کردن امکان بازیابی اسناد از طریق قابلیت‌های جستجو می‌شود. این نرم افزار به کسب و کارها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت اسناد خود را بهینه کنند، امنیت داده‌های خود را افزایش دهند، با الزامات تنظیمات نظامی هماهنگ شوند و اطمینان حاصل کنند که در هنگام نیاز به سهولت به اسناد آرشیو شده دسترسی دارند.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای بایگانی اسناد عبارتند از:
- نرم افزار بایگانی اسناد یگانه
- نرم افزار بایگانی اسناد کامیشا
- نرم افزار بایگانی اسناد فراگستر
4. نرم افزار مدیریت مستندات EDMS
نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی، برای ذخیره، سازماندهی، ردیابی و مدیریت اسناد و فایل‌های الکترونیکی درون یک سازمان طراحی شده است. این نرم افزار به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد را به‌صورت دیجیتال ایجاد، ضبط، فهرست نویسی، ذخیره، بازیابی و به اشتراک بگذارند که نیاز به استفاده از اسناد مبتنی بر کاغذ را از بین می‌برد. این نرم افزار به‌طور معمول ویژگی‌هایی همچون ذخیره سند، کنترل نسخه، امنیت اسناد، کنترل دسترسی را شامل می‌شود. این نرم افزار به کسب و کارها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت اسناد خود را بهبود بخشند، کارایی را افزایش دهند، اطمینان از رعایت مقررات حاکم بر آنها حاصل کنند، امنیت داده‌های خود را تقویت کنند و همکاری بین اعضای تیم را تسهیل نمایند.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی عبارتند از:
- نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی یگانه
- نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی کیداک
- نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی لاجیک داک
5. نرم افزار های استخدامی
نرم افزار استخدام، برای بهینه‌سازی و اتوماسیون فرآیند استخدام در سازمان‌ها طراحی شده است. این نرم افزار به کمک کسب و کارها در مدیریت بهتر استخدامی خود کمک می‌کند. امکان فعالیت‌هایی از جمله منتشر کردن آگهی‌های شغلی، پیگیری متقاضیان، بررسی رزومه‌ها، برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها، برقراری ارتباط با متقاضیان و انجام تصمیمات استخدامی را در یک پلتفرم متمرکز فراهم می‌آورد. این نرم افزار معمولاً دارای ویژگی‌هایی از قبیل تجزیه و تحلیل رزومه، ادغام با صفحات استخدامی، مدیریت ارتباط با متقاضیان، برنامه‌ریزی مصاحبه، تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی و مدیریت رعایت مقررات است. به‌طور کلی، هدف اصلی این نرم افزار از بهبود فرآیند استخدام، ارتقاء تجربه متقاضیان و بهینه‌سازی نتایج استخدام برای سازمان‌ها است.
6. نرم افزار صندوق قرض الحسنه
نرم افزار صندوق قرض الحسنه به منظور مدیریت و پیگیری وام‌ها در داخل مؤسسات مالی یا سازمان‌هایی که خدمات وام‌دهی ارائه می‌دهند، طراحی گردیده است. این نرم افزار با اتوماسیون اقداماتی همچون پردازش درخواست‌های وام، ارزیابی اعتبار، تأیید، پرداخت وام، پیگیری بازپرداخت و گزارش‌دهی به بهبود فرآیند مدیریت وام‌ها کمک می‌نماید. معمولاً، این نرم افزار شامل ویژگی‌هایی چون مدیریت وام گیرندگان، پیگیری تضمینات، محاسبه سود، برنامه‌ریزی پرداخت، ارزیابی ریسک و مدیریت رعایت مقررات با نیازمندی‌های قانونی است. هدف اساسی این نرم افزار از ارتقاء کارایی، دقت و شفافیت در عملیات وام‌دهی، بهبود تصمیم‌گیری و مدیریت بهتر ریسک برای اعطا کنندگان وام می‌باشد.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای صندوق قرض الحسنه عبارتند از:
- نرم افزار صندوق قرض الحسنه یگانه
- نرم افزار صندوق قرض الحسنه سدنا
- نرم افزار صندوق قرض الحسنه گندم
7. نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری طراحی شده است تا وظایف مالی مختلف و فرآیندهای مربوط به حسابداری را در یک سازمان بهبود بخشد و اتوماتیک کند. این امکان را به کسب و کارها می‌دهد تا تراکنش‌های مالی خود را مدیریت کنند، هزینه‌ها و درآمدهای خود را پیگیری کنند، گزارش‌های مالی تولید کنند و فعالیت‌های مربوط به حسابداری دیگری مانند صورت‌حساب‌گذاری، بودجه‌بندی، پردازش حقوق و دستمزد و آماده‌سازی مالیات را تسهیل کنند. نرم افزار حسابداری به کسب و کارها کمک می‌کند تا سوابق مالی دقیقی داشته باشند، با الزامات قانونی مطابقت داشته باشند، تصمیمات مالی با اطلاعات صحیح بگیرند و کارایی کلی مدیریت مالی را بهبود بخشند.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای حسابداری عبارتند از:
- نرم افزار حسابداری محک
- نرم افزار حسابداری پایا
- نرم افزار حسابداری فرداد
8. نرم افزار گزارش ساز
نرم افزار تهیه کننده گزارش، برای ایجاد، طراحی و تولید گزارش‌ها از منابع داده مختلف طراحی شده است. این ابزارهای نرم افزاری به کاربران امکان می‌دهند تا داده‌ها را جمع‌آوری، اطلاعات را تجزیه و تحلیل کرده و یافته‌ها را در یک قالب دارای ساختار و جذاب به نمایش بگذارند. نرم افزار گزارش ساز معمولاً ویژگی‌هایی از قبیل قالب‌های قابل تنظیم، رابط‌های کشیدن و رها کردن، گزینه‌های تجسم داده و ادغام با پایگاه‌های داده یا سایر منابع داده‌ای ارائه می‌دهد. این ابزارها معمولاً در اطلاعات تجاری، تحلیل داده، گزارش‌دهی مالی و سایر زمینه‌هایی که ارائه اطلاعات به شیوه مختصر و قابل فهم ضروری است، استفاده می‌شوند.
9. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان به‌منظور کمک به شرکت‌ها در مدیریت تعاملات با مشتریان فعلی و آینده آنها طراحی شده است. این نرم افزار به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اطلاعات مشتریان را ذخیره کرده، تعاملات آنها را پیگیری کنند، فرآیندهای فروش را خودکارسازی کنند، سرنخ‌ها و فرصت‌ها را مدیریت نمایند و اطلاعات مشتری را تجزیه و تحلیل نمایند تا روابط را بهبود بخشند و فروش را افزایش دهند. نرم‌افزار CRM معمولاً شامل ویژگی‌هایی نظیر مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت فروش، ادغام ایمیل، برنامه‌ریزی وظایف، گزارش‌دهی، تجزیه و تحلیل و پشتیبانی مشتریان می‌شود. هدف اصلی این نرم افزار از مدیریت ارتباط با مشتریان، مرکزی‌سازی اطلاعات مشتریان، ساده‌سازی ارتباطات و بهبود رضایت و وفاداری مشتریان می‌باشد.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان عبارتند از:
- نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان آتیه پرداز
- نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان زوبین
- نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان دانا روش
10. نرم افزار مدیریت گردش کار WMS
نرم افزار مدیریت جریان کار، به‌منظور اتمام، بهینه سازی، و بهبود جریان وظایف، فعالیت‌ها و فرآیندها درون یک سازمان طراحی شده است. این نرم افزار به کمک کسب و کارها در تعریف، اجرا و نظارت بر جریان کارها، از طریق تنظیم توالی وظایف، اختصاص مسئولیت‌ها، تعیین مهلت‌ها و پیگیری پیشرفت کمک می‌کند. نرم افزار مدیریت جریان کار به‌طور معمول ابزارهایی نظیر ابزارهای دیداری برای طراحی جریان کار، اتوماسیون وظایف، اعلان‌ها و هشدارها، ابزارهای همکاری، ادغام با سیستم‌های دیگر، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل و گزینه‌های سفارشی‌سازی را شامل می‌شود. هدف اصلی این نرم افزار افزایش کارایی، سازگاری، و شفافیت در فرآیندهای کسب و کار است که در نهایت منجر به بهبود بهره‌وری، تصمیم گیری سریع‌تر، و بهبود کلی عملکرد می‌شود.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای مدیریت جریان کار عبارتند از:
- نرم افزار مدیریت جریان کار فراگستر
- نرم افزار مدیریت جریان کار جریان
- نرم افزار مدیریت جریان کار آسانا
سوالات متداول
بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری کدامند؟
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه با توجه به امکانات قابل توجه و بازدهی بالا امروزه مورد استفاده بیشتر سازمان‌ها قرار می‌گیرد.
آیا برای شروع کسب و کار نیاز داریم از نرم افزارهای خاصی استفاده کنیم؟
استفاده از نرم افزارها امری ضروری نیست. ولی با توجه به چالش‌هایی که در آینده با آنها مواجه می‌شوید توصیه می‌شود تا از نرم افزارها به‌عنوان دستیار خود کمک بگیرید.