گجت نیوز آخرین اخبار تکنولوژی، علم و خودرو 
در دنیایی که ارتباطات حرف اول را می‌زند و پیام‌ها در چشم برهم‌زدنی در نقاط مختلف دنیا جابه‌جا می‌شوند، نام «ارسال فکس» شاید کمی دورافتاده و مهجور به نظر برسد؛ اما فکس روشی امن و مطمئن برای ارسال اسناد مهم است که اعتبار قانونی نیز دارد. آیا با وجود پیشرفت تکنولوژی، همچنان برای ارسال فکس به دستگاه فکس و کاغذ نیاز داریم؟
امروزه برای ارسال فکس علاوه‌بر استفاده از دستگاه‌های سنتی فکس، روش‌های مدرن دیگری نیز وجود دارد. ارسال فکس با کامپیوتر و گوشی با استفاده از اینترنت روش‌های دیگر ارسال و دریافت فکس است که در این مقاله بیشتر به آنها می‌پردازیم.
فکس اینترنتی؛ دریافت و ارسال فکس با اینترنت
یکی از روش‌های مدرن ارسال و دریافت فکس، فکس اینترنتی است. در این روش شما می‌توانید با خرید یک شمارۀ ثابت و اختصاصی، بدون نیاز به خرید دستگاه فکس، به‌صورت نامحدود از طریق اینترنت نسبت به دریافت یا ارسال فکس اقدام کنید.
ارسال فکس اینترنتی جایگزینی شایسته برای دستگاه‌های سنتی است که در آن می‌توانید اسناد را به‌صورت دیجیتال ارسال یا دریافت کنید. در این روش اسناد به‌شکل فایل یا عکس به شماره دلخواه شما ارسال می‌شود.
ارسال فکس با اینترنت ضمن کاهش هزینه‌ها، سرعت بالاتری دارد و با حذف کاغذ به محیط‌زیست نیز کمک می‌کند. همچنین در این روش محدودیت ارسال فکس وجود ندارد و شما می‌توانید در طول روز هر تعداد فکس که می‌خواهید ارسال یا دریافت کنید. مزیت دیگر فکس آنلاین، قابلیت‌های بیشتر این سرویس همچون امکان بایگانی و جست‌وجوی اسناد است.
برای ارسال فکس با اینترنت شما به کامپیوتر یا گوشی همراه هوشمند متصل به اینترنت نیاز دارید. در ادامه چگونگی ارسال فکس با کامپیوتر و گوشی را برایتان شرح خواهیم داد.
ارسال فکس با کامپیوتر
یکی از روش‌های رایج، سریع و ارزان ارسال فکس، ارسال اسناد به‌وسیله کامپیوتر است. خوشبختانه امروزه بیشتر کامپیوترها قابلیت ارسال فکس را دارند و می‌توان از طریق آنها به‌آسانی اسناد مهم را به‌صورت فکس و با استفاده از اینترنت منتقل کرد.
برای ارسال فکس با کامپیوتر یا گوشی شما باید اشتراکی از ارائه‌دهندۀ سرویس فکس اینترنتی را روی سیستم داشته باشید. برای این کار ابتدا از یک شرکت معتبر سرویس‌دهندۀ فکس اینترنتی، اشتراک تهیه کنید و با مراجعه به پورتال، فکس جدید را ایجاد کنید. سپس اسناد را پیوست کنید و پس از واردکردن شمارۀ دریافت‌کننده، دکمۀ ارسال را بزنید.
ارسال فکس با گوشی
ابزار دیگر برای ارسال فکس با اینترنت، گوشی‌های هوشمند همراه است. فرقی ندارد دستگاه اندروید داشته باشید یا آیفون، درهرصورت می‌توانید با نصب برنامه‌های ارسال فکس این کار را انجام دهید. برای ارسال فکس با گوشی کافی است اپلیکیشن موردنیاز را دانلود و نصب کنید و پس از ورود به حساب کاربری خود، نسبت به ارسال یا دریافت فکس اقدام کنید.
مزایای ارسال فکس از طریق اینترنت
با پیشرفت تکنولوژی، حتی فکس نیز به شکلی مدرن‌تر درآمده است. امروزه بسیاری از کسب‌وکارها از فکس اینترنتی (eFax) استفاده می‌کنند که به آنها اجازه می‌دهد بدون نیاز به دستگاه فکس فیزیکی، اسناد خود را از طریق اینترنت ارسال و دریافت کنند. این روش ترکیبی از امنیت و قابلیت پیگیری فکس سنتی با راحتی و سرعت ارتباطات اینترنتی است. از مهم‌ترین دلایلی که باعث شده است مشاغل به سمت استفاده از فکس اینترنتی بروند، به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
عدم نیاز به دستگاه فکس فیزیکی
با استفاده از فکس اینترنتی، نیازی به داشتن یک دستگاه فکس جداگانه نیست. این کار می‌تواند هزینه‌ها و فضای فیزیکی کسب‌وکار را کاهش دهد.
دسترسی آسان به فکس اینترنتی
فکس اینترنتی به شما امکان می‌دهد که از هر کجا و با هر دستگاهی، از جمله تلفن‌های همراه و لپ‌تاپ، اسناد خود را ارسال و دریافت کنید.
ترکیب امنیت و سرعت
فکس اینترنتی همچنان از امنیت بالای فکس سنتی برخوردار است اما سرعت و راحتی بیشتری را به کاربران ارائه می‌دهد.
نرم‌افزارهای ارسال فکس اینترنتی برای کامپیوتر و گوشی
برای ارسال فکس با اینترنت از طریق کامپیوتر یا گوشی نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارد. در ادامه تعدادی از بهترین نرم‌افزارهای فکس را به شما معرفی می‌کنیم.
1- نرم‌افزار ActiveFax برای ویندوز
ActiveFax نرم‌افزاری کاربردی و رایگان برای ارسال فکس است که روی سیستم‌عامل ویندوز نصب می‌شود. اگرچه این برنامه قابلیت‌های متعددی دارد، اما برای نصب آن نیاز به سخت‌افزار قدرتمندی نیست. به کمک نرم‌افزار ActiveFax شما می‌توانید از طریق مودم یا ایمیل، فکس را ارسال یا دریافت کنید.
2- نرم‌افزار Faxmail برای ویندوز
Faxmail نرم‌افزاری کوچک و ساده برای دریافت و ارسال فکس از طریق مودم و ایمیل است. با نصب این نرم‌افزار اسناد به دو فرمت PDF یا TIFF ارسال می‌شوند. از قابلیت‌های نرم‌افزار Faxmail می‌توان به ساخت لیست تماس، قابلیت ذخیره 6 شماره برای ارسال فکس سریع و قابلیت‌های مدیریت لیست مانند جست‌وجوی سریع و حذف موارد تکراری اشاره کرد.
3- نرم‌افزار iFax برای ویندوز، اندروید و IOS
iFax برنامه‌ای کاربردی برای ارسال فکس با اینترنت است که از ویندوز، اندروید و پشتیبانی می‌کند. با استفاده از این برنامه ساده و سبک شما می‌توانید از طریق ایمیل فکس خود را ارسال یا دریافت کنید. iFax با داشتن امکاناتی همچون اسکن اسناد و امکان امضای دیجیتال شما را از خرید دستگاه فکس بی‌نیاز می‌کند.
4- نرم‌افزار FAXapp برای اندروید
نرم‌افزار FAXapp از دیگر برنامه‌های کاربردی برای ارسال فکس با گوشی است که اسکن و ارسال فکس را برایتان میسر می‌کند. در این برنامه امکان ارسال و دریافت اسناد به‌صورت عکس یا فایل وجود دارد.
5- نرم‌افزار Fax.Plus برای اندروید
Fax.Plus ابزاری قدرتمند برای ارسال و دریافت امن و سریع فکس در دستگاه‌های اندروید است. امکان اسکن با دوربین موبایل، قابلیت امضای الکترونیکی اسناد و ایجاد بایگانی فکس‌های ارسالی و دریافتی برخی از ویژگی‌های این نرم‌افزار ارسال فکس با اینترنت است.
روش سریع و ارزان ارسال فکس با اینترنت چیست؟
نرم‌افزارها و سرویس‌های رایگان متعددی برای ارسال فکس با اینترنت در دنیا وجود دارد؛ اما تنها برخی از آنها از شماره‌تلفن‌های ایران پشتیبانی می‌کنند. یکی از آسان‌ترین و امن‌ترین روش‌ها برای ارسال و دریافت فکس، استفاده از سرویس فکس اینترنتی «دفتر شما» است. در این روش شما با تهیۀ یک شماره ثابت تهران می‌توانید به‌صورت آنلاین و نامحدود ارسال و دریافت ایمیل داشته باشید.
با سرویس فکس اینترنتی دفترشما، نیازی به هیچ نوع سخت‌افزار یا نرم‌افزاری وجود ندارد و ارسال فکس با کامپیوتر یا گوشی به آسانی انجام می‌شود. چون شما تنها به اینترنت نیاز دارید و ارسال و دریافت فکس با پرتال آنلاین دفترشما انجام می‌شود.
«دفتر شما» ارائه‌دهنده سرویس‌هایی همچون تلفن ابری، دفتر کار مجازی، منشی دورکار و تلفن سانترال اینترنتی است که کسب‌وکارها را از خرید تجهیزات سنتی تلفن و اجاره دفتر کار بی‌نیاز می‌کند. اگر به هر دلیلی نمی‌توانید دفتر کار فیزیکی اجاره کنید و نمی‌خواهید تجهیزات اداری بخرید، «دفتر شما» در این راه به شما کمک می‌کند. کاهش هزینه‌ها و کاهش تولید زباله به‌واسطۀ حذف کاغذ و ارسال اسناد و مدارک از طریق اینترنت برخی از مزایای استفاده از خدمات «دفتر شما» محسوب می‌شود.
چرا کسب و کارها از فکس برای ارسال اسناد استفاده می‌کنند؟
با وجود انواع روش ارتباطی و ارسال اسناد، فکس همچنان اعتبار و اقبال بیشتری بین کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ و کوچک دارد. دلیل این رویکرد نسبت به ارسال فکس اینترنتی یا سنتی موارد زیر است.
1. امنیت بالای انتقال اطلاعات در فکس
یکی از دلایل اصلی که فکس هنوز هم در برخی کسب‌وکارها استفاده می‌شود، امنیت بالای این فناوری در مقایسه با برخی ابزارهای مدرن است. بسیاری از کسب‌وکارها به خصوص در صنایعی مانند حقوق، بهداشت و درمان، و بانکداری به دلیل حساسیت بالای اطلاعات و اسناد قانونی به فکس اعتماد دارند.
2. اعتبار حقوقی فکس
در بسیاری از کشورها و صنایع، اسنادی که از طریق فکس اینترنتی یا سنتی ارسال و دریافت می‌شوند، دارای اعتبار حقوقی هستند. این به این معناست که اگر یک سند مهم از طریق فکس ارسال شود، به عنوان یک مدرک معتبر در دادگاه قابل قبول است. این موضوع به ویژه برای کسب‌وکارهایی که با اسناد حقوقی سر و کار دارند بسیار مهم است. در مقابل، دیگر ابزارهای دیجیتال به دلیل امکان جعل یا دستکاری، همیشه چنین اعتباری ندارند.
3. استفاده ساده و آسان از فکس اینترنتی
ارسال فکس همچنان به دلیل سادگی و سهولت استفاده‌اش محبوب است. ارسال یک سند از طریق فکس نیاز به مهارت‌های فنی خاصی ندارد و هر کسی با دسترسی به یک دستگاه فکس می‌تواند به راحتی این کار را انجام دهد. برخلاف برخی از ابزارهای دیجیتال که نیاز به نصب نرم‌افزارهای پیچیده یا یادگیری فرآیندهای جدید دارند، فکس اینترنتی به عنوان یک روش ساده و موثر برای ارسال اسناد باقی مانده است.
4. عدم نیاز به تغییر زیرساخت‌ها
یکی از چالش‌های اصلی در پذیرش تکنولوژی‌های جدید، نیاز به تغییر و ارتقای زیرساخت‌ها است. اما فکس به ویژه فکس اینترنتی دفتر شما، نیازی به ارتقا یا تغییر زیرساخت ندارد. این به معنای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و عدم نیاز به سرمایه‌گذاری اضافی برای نصب و راه‌اندازی سیستم‌های جدید است. برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که ممکن است بودجه کافی برای تغییر زیرساخت‌های خود نداشته باشند، استفاده از فکس به عنوان یک راه‌حل ارتباطی مقرون به صرفه باقی می‌ماند.
5. دسترسی جهانی به فکس
فکس به عنوان یک فناوری جهانی شناخته می‌شود و تقریباً در هر گوشه‌ای از جهان می‌توان از آن استفاده کرد. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که با شرکا یا مشتریان در کشورهای دیگر همکاری می‌کنند بسیار مهم است. در برخی کشورها یا صنایع، فکس همچنان به عنوان یکی از ابزارهای اصلی ارتباطی استفاده می‌شود و داشتن دسترسی به این فناوری می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا ارتباطات موثرتری با همتایان خود در سراسر جهان برقرار کنند.
6. آرشیو خودکار اسناد و فایل‌ها در ارسال فکس اینترنتی
فکس اینترنتی به طور خودکار تاییدیه دریافت اسناد را ارائه می‌دهد و آنها را آرشیو می‌کند، که این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که نیاز به پیگیری دقیق اسناد و مدارک دارند بسیار مفید است. هر بار که سندی از طریق فکس ارسال می‌شود، تاییدیه‌ای دریافت می‌شود که نشان‌دهنده موفقیت ارسال است. این تاییدیه می‌تواند به عنوان یک سند قابل پیگیری در آینده مورد استفاده قرار گیرد. این قابلیت به ویژه در صنایعی که نیاز به مستندات دقیق دارند، اهمیت دارد.
سخن آخر
فناوری فکس تحولات چشمگیری را در طول زمان تجربه کرده است؛ از ارسال فکس با دستگاه‌های فکس سنتی گرفته تا به امروز که ارسال فکس با گوشی و کامپیوتر به‌راحتی انجام می‌شود. این روزها ارسال فکس با اینترنت به‌دلیل سرعت بالاتر، هزینۀ کمتر و انعطاف‌پذیری بیشتر، دستگاه‌های سنتی را از میدان به در کرده است.
«دفتر شما» با ارائۀ سرویس آنلاین فکس اینترنتی بستری مطمئن برای دریافت و ارسال فکس برایتان ایجاد می‌کند. برای تهیۀ اشتراک یا آشنایی با سایر سرویس‌های این مرکز همچون تلفن ابری و سرویس دفتر مجازی، با کارشناسان ما در تماس باشید.