گجت نیوز آخرین اخبار تکنولوژی، علم و خودرو 
وقتی سیستم های حضور و غیاب به GPS وابسته می شوند، کوچک ترین اختلال در شبکه موقعیت یابی می تواند باعث خطا در ثبت ورود و خروج، نارضایتی کارکنان و سخت شدن کنترل های منابع انسانی شود. اینجاست که موضوع ثبت تردد بدون GPS به یک نیاز حیاتی تبدیل می شود، چون سازمان ها باید بتوانند در هر شرایطی تردد را ثبت کنند و داده قابل اتکایی داشته باشند. چطور ثبت تردد بدون GPS با راهکارهای جدید اپلیکیشن حضور و غیاب افق فرا ویژن می تواند مسیر کنترل تردد را امن تر، دقیق تر و انعطاف پذیرتر کند. برای پاسخ این سوال با ما همراه باشید.
نقش وابستگی به GPS در خطاهای حضور و غیاب
در ظاهر، GPS برای حضور و غیاب یک معیار ساده و منطقی است: اگر کارمند در محدوده مجاز باشد، ثبت انجام شود. اما در عمل، همین وابستگی ساده می تواند منجر به مجموعه ای از خطاها شود که هم هزینه و هم زمان مدیریتی تحمیل می کند. اولین مورد، نوسان در تشخیص موقعیت است. ممکن است گوشی کارمند در لحظه ثبت، دچار تأخیر در گرفتن موقعیت شود یا سیگنال ضعیف دریافت کند. دومین مورد، خطای محلی است؛ در شرایط کنونی برخی موانع باعث می شود موقعیت دقیق به دست نیاید.
در این شرایط کارمند ممکن است بگوید ثبت انجام نشده یا در زمان درست ثبت نشده است. مدیر هم ممکن است مجبور شود برای هر مورد، پیگیری کند یا تصمیم های موردی بگیرد. اینجاست که سازمان به جای یک سیستم ثبت زمان، با یک سیستم حل اختلاف مواجه می شود؛ یعنی حضور و غیاب به جای کمک به مدیریت، باعث افزایش کار می شود.
برای جلوگیری از این چرخه، لازم است سیستم حضور و غیاب مسیر جایگزین داشته باشد. در اینجاست که مفهوم ثبت تردد بدون GPS و استفاده از نرم افزار حضورو غیاب با موبایل اهمیت پیدا می کند. وقتی سازمان به راهکارهایی مجهز باشد که با قطع شدن یا اختلال GPS هم امکان ثبت ورودی و خروجی را حفظ می کند، مدیریت منابع انسانی از وضعیت نوسانی خارج می شود و داده ها با ثبات بیشتری تولید می گردد. همچنین کارکنان حس اعتماد بیشتری دریافت می کنند، چون سیستم در شرایط واقعی همگام با فرایند سازمان عمل می کند.
ثبت تردد بدون GPS؛ وقتی سیستم از کار نمی افتد
علاوه بر ویژگی های محیطی، شرایط زمانی هم اثر دارد. بحران ها و اتفاقات غیرمنتظره معمولاً باعث می شوند ارتباط های بیرونی محدود شود، GPS دچار اختلال گردد یا ثبت موقعیت دقیق سخت تر شود. در چنین روزهایی سازمان اگر آمادگی نداشته باشد، ممکن است به سمت تصمیم های غیرسیستمی برود: ثبت دستی، تأیید بعدی، یا جابجایی روندها. این کارها در کوتاه مدت جواب می دهد، اما در بلندمدت هم هزینه ایجاد می کند و هم احتمال خطا را بالا می برد.
راهکار انعطاف پذیر یعنی سیستم باید بتواند با معیارهای جایگزین، همچنان حضور را ثبت کند. در طراحی روش های جدید اپلیکیشن حضور و غیاب، دو منطق مهم دیده می شود: یکی احراز هویت و دیگری کنترل محدوده مجاز با سیگنال های در دسترس سازمان. نتیجه این ترکیب، شکل گیری مسیرهایی مثل ثبت تردد بدون GPS است؛ مسیری که به سازمان کمک می کند در محیط های خاص هم ثبت ها قابل اعتماد باشند.
در این بخش، ما به دو روش جدید می رسیم که در اپلیکیشن حضور و غیاب به عنوان مکمل های ثبت تردد معرفی می شوند: ثبت تردد با سلفی و ثبت تردد با سیگنال مودم و وای فای شرکت. این دو روش باعث می شوند ثبت تردد بدون GPS واقعاً عملیاتی باشد و سازمان بتواند در شرایط خاص، همچنان تردد را مدیریت کند.
روش اول: ثبت تردد با سلفی در اپلیکیشن حضور و غیاب
یکی از چالش های جدی در حضور و غیاب، نگرانی از سوءاستفاده یا ثبت تردد غیرواقعی است. اگر فقط به موقعیت مکانی تکیه شود، احتمال دور زدن سیستم از طریق ترفندهای مختلف افزایش پیدا می کند. به همین دلیل، در کنار منطق مکان، نیاز به منطق احراز هویت وجود دارد. روش سلفی دقیقاً در همین نقطه کاربرد پیدا می کند: کارمند برای ثبت ورود یا خروج، یک تصویر سلفی ارائه می کند و سیستم هویت فرد را به شکل قابل اتکاتری بررسی می کند.
در عمل، این روش برای محیط هایی که کارکنان در نقش های مختلف حضور دارند یا جابجایی نیروها بالاست بسیار ارزشمند است. چون سلفی کمک می کند ثبت تردد به شکل واقعی تری به فرد متصل شود. همچنین برای مدیریت منابع انسانی، بررسی اختلاف ها ساده تر می شود چون سند تصویری و فرآیند احراز هویت در سیستم قابل پیگیری است. همین ویژگی ها باعث می شود نرم افزار حضور و غیاب موبایلی با قابلیت سلفی بتواند در شرایط خاص عملکرد بهتر و قابل اعتمادتر ارائه دهد.
روش دوم: ثبت تردد با سیگنال وای فای و مودم شرکت
اگر سلفی نقش احراز هویت را تقویت می کند، روش دوم یعنی ثبت تردد با سیگنال مودم و وای فای شرکت روی بخش مکان و محدوده مجاز تمرکز دارد. در بسیاری از سازمان ها، اینترنت و شبکه داخلی با کیفیت قابل قبولی در محدوده های مشخص وجود دارد. اپلیکیشن حضور و غیاب می تواند از همین سیگنال به عنوان معیار ثبت استفاده کند.
ایده اصلی این است که میدان سیگنال وای فای، مانند یک مرز نامرئی عمل می کند. یعنی اپلیکیشن، ورود و خروج را فقط زمانی می پذیرد که کارمند در محدوده سیگنال تعریف شده قرار داشته باشد. این کار بدون نیاز به نقشه انجام می شود و مهم تر از آن، می تواند حتی زمانی که GPS قطع شده است نیز کار کند. بنابراین ثبت تردد بدون GPS توسط نرم افزار مجموعه افق فراویژن در این روش دقیقاً از طریق معیار شبکه داخلی سازمان پشتیبانی می شود.
در نتیجه، اپلیکیشن حضور و غیاب با ترکیب سلفی و سیگنال وای فای، یک معماری دو لایه ایجاد می کند: احراز هویت و کنترل محدوده مجاز. وقتی این دو لایه کنار هم قرار می گیرند، سازمان می تواند در شرایط بحرانی هم ثبت ورودی و خروجی را حفظ کند و داده ها از اعتبار بیشتری برخوردار باشند. این دقیقاً همان چیزی است که در ثبت تردد بدون GPS دنبال می شود: تداوم ثبت با اتکا به معیارهای قابل کنترل داخلی.
مزایای نرم افزار حضور و غیاب موبایلی برای مدیریت تردد
تا اینجا درباره چرایی و چگونگی صحبت کردیم، اما لازم است یک جمع بندی محتوایی هم داشته باشیم که دقیقاً چه منافعی از سمت سازمان ایجاد می شود. نرم افزار حضور و غیاب موبایلی وقتی با رویکرد ثبت تردد بدون GPS طراحی می شود، چند پیام کلیدی را پوشش می دهد: تداوم ثبت، افزایش دقت عملیاتی، کاهش اختلاف ها، و افزایش امنیت ثبت.
در شرایط اضطراری یا اختلال در GPS، سازمان همچنان می تواند داده های ورود و خروج را دریافت کند و برنامه ریزی شیفت ها را ادامه دهد. این یعنی مدیریت نیروها متوقف نمی شود و تصمیم ها بر اساس داده های واقعی گرفته می شود. از طرف دیگر، افزودن سلفی کمک می کند سوءاستفاده کاهش پیدا کند و سیستم فقط یک ثبت مکانی نباشد. سپس، میدان سیگنال وای فای محدوده مجاز را شکل می دهد و بدون نقشه، ثبت را در چارچوب سازمان نگه می دارد.
جمع بندی: حضور و غیاب باید قابل اعتماد باشد، حتی وقتی GPS پاسخ نمی دهد
تلاش کردیم نشان دهیم چرا از کار افتادن GPS می تواند حضور و غیاب را از مسیر درست خارج کند و چرا وابستگی به GPS همیشه راه حل مطمئنی نیست. خطاهای موقعیت مکانی، نوسان دستگاه ها، محدودیت محیط فیزیکی و شرایط خاص می تواند باعث ثبت های ناقص یا اختلاف بین کارکنان و منابع انسانی شود.
در ادامه به دو روش جدید پرداختیم: ثبت تردد با سلفی برای تقویت احراز هویت و ثبت تردد با سیگنال مودم و وای فای شرکت برای کنترل محدوده مجاز بدون نیاز به نقشه. ترکیب این دو روش، یک معماری چندلایه ایجاد می کند که هم امنیت را افزایش می دهد و هم در برابر اختلال ها مقاوم تر است. اگر شما به عنوان مدیر یا مسئول منابع انسانی دنبال راهکاری هستید که در شرایط واقعی محیط کار کار کند، با کارشناسان ما در افق فرا ویژن همراه باشید تا انتخاب درستی داشته باشید.