۵ راه برای افزایش بهره وری و انجام سریع‌تر کارها

افزایش بهره وری و درست انجام دادن کارها باعث می‌شود کارها سریع‌تر انجام شده و زمان کافی برای سایر امور خود داشته باشید. اما چگونه؟

چه وظایفی در طول روز دارید؟ چقدر طول می‌کشد تا همه‌ی آن‌ها را انجام دهید؟ شاید تکمیل یک لیست انجام کار یا همان To Do List غیرممکن به نظر برسد، اما در اینجا ما قصد داریم ۵ راه برای افزایش بهره وری را به شما معرفی کنیم که به شما کمک می‌کند نه تنها تمام آیتم‌های داخل لیست وظایف روزانه‌تان را انجام دهید، بلکه آن‌ها را سریع‌تر به پایان برسانید و از بقیه روز خود لذت ببرید.

۱. برای وظایف مختلف، تایمر تنظیم کنید

هیچوقت قدرت یک تایمر را دست کم نگیرید. تایمرهای مختلفی را برای وظایف مختلف خود در طول روز تنظیم کنید تا به شما کمک کند زمانتان را به بخش‌های قابل کنترل‌تری تقسیم کنید و با فشار بیشتری به سمت اهدافتان حرکت کنید.

تقسیم کردن لیست انجام کارها با کمک تایمر همچنین به شما کمک می‌کند حجم کاری‌تان را کم کنید و به همان میزان استرس خود را هم بکاهید. شما می‌توانید برای انجام این کار از تایمر ساده گوشی‌تان هم استفاده کنید؛ اما اپلیکیشن‌هایی نیز مختص به مدیریت زمان طراحی شده‌اند که به شما می‌گویند چگونه باید زمانتان را در طول روز تقسیم کنید. در نهایت، حاصل این کار موفقیت و افزایش بهره وری خواهد بود.

۲. یک کار را در لحظه انجام دهید

اگر یک فهرست طولانی از کارهای قابل انجام دارید، شاید وسوسه‌انگیز است که چندین کار را همزمان انجام دهید تا لیست شما زودتر تمام شود؛ ولی اغلب این موضوع باعث شلختگی و استرس ناخواسته خواهد شد. به جای آن تمرین کنید که یک کار را در لحظه با تمرکز کامل انجام دهید.

انجام تکی یک وظیفه دقیقاً برعکس چندوظیفه‌ای است. این یعنی شما باید تمام توجه خودتان را در یک لحظه برای انجام یک کار قرار دهید. این رویکرد شاید در ابتدا دشوار باشد، اما قطعاً ارزش تلاش کردن را دارد. این کار به شما کمک می‌کند متمرکز بمانید و از حواس‌پرتی‌ها جلوگیری کنید.

اگر اتفاقی گوشی‌تان را بر می‌دارید و شبکه‌های اجتماعی را چک می‌کنید و نمی‌توانید جلوی حواس‌پرتی‌های حین کار را بگیرید، می‌توانید از اپلیکیشن‌های مخصوصی که در بازار وجود دارد روی گوشی خود و یا قابلیت Focus Assist در ویندوز ۱۱ استفاده کنید.

۳. از اولویت‌بندی بر اساس کد رنگی استفاده کنید

کسی هم وجود دارد که از کدهای رنگی لذت نبرد؟ اگر معمولاً وظایف مهم و اولویت بالای خود را دقیقه نود انجام می‌دهید؛ کدگذاری رنگی ساده به شما کمک می‌کند به آن‌ها اهمیت بیشتری بدهید و زودتر از هر وظیفه دیگری ابتدا وظایف مهم‌تر را انجام دهید.

ابزارهای مدیریت پروژه مثل Asana به شما اجازه کدگذاری رنگی را می‌دهند. حتی در اپلیکیشن Reminder داخل گوشی خود نیز می‌توانید برچسب‌های اولویت‌گذاری روی وظایف‌تان قرار دهید.

با انتخاب ۳ رنگ شروع کنید. یکی را به کارهایی با اولویت پایین، یکی را به اولویت متوسط و دیگری را به کارهایی با بالاترین اولویت اختصاص دهید. این کار به شما کمک می‌کند در یک نگاه متوجه شوید که کدام کارها را باید زودتر انجام دهید و انجام کدام کارها را به بعد موکول کنید.

۴. گروه‌بندی وظایف با هم

یکی از تکنیک‌های افزایش بهره وری گروه‌بندی وظایف و سپس انجام گروهی آن‌ها پشت سر هم است. شما با انجام وظایف خود در شروع روز، فرصت کافی را برای کمی استراحت خواهید داشت و سپس می‌توانید ماباقی کارتان را با تمرکز بیشتری انجام دهید.

۵. از قانون ۵ دقیقه استفاده کنید

اگر به جای انجام کارتان سرگرم چیزهای دیگر می‌شوید، می‌توانید از قانون ۵ دقیقه استفاده کنید.

قانون ۵ دقیقه یک تکنیک شناختی-رفتاری است که مغز را فریب می‌دهد تا کاری که از انجام آن اجتناب می‌کند را شروع کند. فقط ۵ دقیقه را به کار خود اختصاص دهید و بعد از ۵ دقیقه از کار دست بکشید. همین که شما کارتان را آغاز کردید، حتی اگر ۵ دقیقه کم باشد، این یعنی بزرگ‌ترین چالش را پشت سر گذاشته‌اید. در این تکنیک، اولین ۵ دقیقه از بیشترین اهمیت برخوردار است.

نکته: لازم نیست برای افزایش بهره وری خود از همه این ترفندها به صورت همزمان استفاده کنید. بهتر است یک یا دو تای آن‌ها را شروع کنید و به تدریج، موارد بیشتری را اضافه کنید.