بهترین راه کارهای رفع حواس پرتی در محل کار + برنامه‌های کاربردی

اگر شغل شما به صورت دور کاریست، می‌توانید با برنامه ریزی و رعایت چند نکات مهم به رفع حواس پرتی حین کار و افزایش بهره‌وری خود کمک کنید.

اگر بخواهم شرایط زندگی خود را شرح دهم باید بگویم که نزدیک ۱۵ سال است در خانه کار می‌کنم و تماشای فیلم یکی از کارهای مورد علاقه من است. علاوه بر تماشای فیلم پلی استیشن و کتاب‌هایم نیز بخش دیگری از زندگی من را تشکیل می‌دهند. همسرم نیز گاها در خانه کار می‌کند و شرایطی شبیه به شرایط من دارد. (نویسنده منبع)

نکته اینجاست که همه این‌ها باعث حواس پرتی من در حین کار می‌شوند. ممکن است شما هم مانند بسیاری از کارمندان به این مشکل همه گیر مبتلا شده باشید و بدانید که چقدر اجتناب از عوامل حواس پرتی هنگام کار در خانه دشوار است. اگر حواستان کامل جمع نباشد، کار به خودی خود می‌تواند حواس پرتی‌های زیادی را ایجاد کند.

مطمئنا اپلیکیشن‌های زیادی برای رفع حواس پرتی، افزایش بهره‌وری و مدیریت پروژه وجود دارد. اما این برنامه‌ها هم به گونه‌ای نیستند که شما را همه مسائلی که در اطرافتان پیش می‌آید منع کنند و شما فقط به انجام کار خود مشغول باشید. در نهایت شما فقط با مدیریت خود می‌توانید حواس پرتی‌تان را مدیریت کنید.

حواس پرتی خود را بپذیرید

اولین قدم برای رفع حواس پرتی هنگام دورکاری این است که بپذیرید خواه ناخواه گاهی اوقات حواستان پرت می‌شود، زیرا این مسئله در انسان‌ها بسیار طبیعی است. حواس پرتی بخشی از طبیعت شماست و این هیچ اشکالی ندارد.

به عنوان مثال فرض کنید فردی قبل از بیدار شدن از خواب حدود ۹ بار دکمه Snooze (چرت زدن) آلارم گوشی را فشار دهد و همین دلیل خوابیدن بیش از حد و خواب ماندن او شده باشد. افراد خوابالو می‌دانند که یکی از راه‌های مقابله با این مسئله این است که ساعت یا گوشی کوک شده خود را چند متر دورتر از تخت قرار دهند. زیرا فرد خوابالو مجبور می‌شود که هر بار با به صدا درآمدن آلارم گوشی از تخت خواب بلند شود و در اتاق راه برود تا به بتواند دکمه Snooze آن را فشار دهد. در نهایت، آن فرد ترجیح می‌دهد که کلا بیدار شود.

شما می‌توانید همین مثال را برای رفع حواس پرتی خود پیاده کنید، یعنی به عبارت ساده‌تر خود را در موقعیتی قرار دهید که به ناچار تسلیم شوید.

خودتان را هنگام تسلیم در برابر حواس پرتی‌ها مدیریت کنید

فرض کنید نقطه ضعف شما تماشای تلویزیون است و می‌دانید که اگر بخواهید یک استراحت کوتاه ۱۵ دقیقه‌ای جلوی تلویزیون داشته باشید، ناگهان می‌بینید که ۳ ساعت بعد همچنان روی مبل جلوی تلویزیون لم داده‌اید.

اگر نمی‌توانید در برابر سریال و فیلم‌های تلویزیون خود مقاومت کنید، نه تنها موفق نمی‌شوید، بلکه باید خود را برای شکست آماده کنید. وقتی شغلتان به صورت دورکاری است، سعی کنید خود را از غرق شدن در یک سریال درام ۸ قسمتی که هر کدام ۱ ساعته است، نجات دهید.

اگر نمی‌توانید آن را رها کنید، بهتر است تا پایان یک قسمت هم منتظر نمانید و تلویزیون را خاموش کنید، زیرا در صورت مشاهده کامل بیشتر مشتاق می‌شوید بدانید در قسمت بعدی چه اتفاقی می‌افتد. به جای آن به سراغ یک فیلم کوتاه و سریع بروید، برای مثال یک کارتون کودکانه که به قسمت‌های ۶ دقیقه‌ای تقسیم شده باشد یا یک مستند که فقط ۵ دقیقه طول می‌کشد یا یک برنامه‌ی گفتگوی روزانه که وقت شما را نگیرد.

ممکن است نقطه ضعف شما روی یکی از اپلیکیشن‌های گوشی‌تان باشد. اگر برنامه‌ی اعتیاد آوری روی گوشی خود نصب کرده‌اید، فورا از آن خارج شوید یا اگر می‌توانید آن را به طور کل از گوشی خود حذف کنید. به عنوان مثال، من گاهی اوقات هنگام کار تلفنم را در اتاق کناری می‌گذارم.

 

 برای رفع حواس پرتی محدودیت‌های روزانه تنظیم کنید

اگر نمی‌توانید گوشی خود را در اتاق دیگری بگذارید، یا به دلیل شرایط شغلی‌تان باید گوشی کنار دستتان باشد و از آن استفاده کنید. یا اگر دچار nomophobia (فوبیای دوری از گوشی) حاد هستید. می‌توانید برای استفاده از اپلیکیشن‌های اندرویدی یا آی او اس به صورت جداگانه محدودیت زمانی تعیین کنید.

اندروید:

• به ترتیب وارد Settings > Digital Wellbeing & parental controls شوید
• روی جدول ضربه بزنید.
• روی Set timer کنار هر برنامه‌ای که می‌خواهید محدود کنید ضربه بزنید.
• زمان محدودیت سازی مورد نظر خود را انتخاب کنید، سپس روی Set ضربه بزنید.

در آی او اس:

• به ترتیب وارد Settings > Screen Time شوید.
• مطمئن شوید که Screen Time روشن است.
• وارد گزینه‌ی App Limits شوید.
• سپس روی Add Limit ضربه بزنید.
• برنامه‌هایی که می‌خواهید محدود شوند را انتخاب کنید.
• روی Next ضربه بزنید.
• محدودیت زمانی که می‌خواهید تنظیم کنید را انتخاب کنید.
• روی Add ضربه بزنید.

اگر پارتنر یا همخانه شما به اندازه کافی مهربان و فهمیده است (به خصوص اگر در خانه کار می‌کند)، می‌توانید سیستم دوستان را امتحان کنید. عادت‌های بد یکدیگر را بشناسید، سپس اگر یکی از شما دو نفر دچار حواس پرتی شد، دیگری می‌تواند توجه او را به کار جلب کرده و او را از آن حالت خارج کند. به عبارت واضح‌تر هدف اجتناب از بیکاری نیست، بلکه هدف مدیریت عوامل حواس پرتی است.

برای همه چیز برنامه ریزی کنید

سال‌ها پیش زمانی که پس از حادثه تصادف در دوران نقاهت به سر می‌بردم، تراپیستم به من گفت که برای کار در خانه نه تنها به استراحت‌های مکرر بین آن نیاز دارم، بلکه باید برای این استراحت‌ها طبق تقویم برنامه ریزی کنم و چنان پایبند آن‌ها باشم که گویی یک تماس کاری یا یک مهلت مهم و محدودی است. کارهای خانه، پیاده روی و اقدامات دیگری که جزو کار و شغلم نمی‌شدند مثل خوردن و خوابیدن هم باید در این برنامه ریزی گنجانده می‌شدند. من در پاسخ به توصیه تراپیست لبخند زدم و این نصیحت را نادیده گرفتم.

اما در نهایت تسلیم شدم و این توصیه را عملی کردم. برای کارهایی مثل لباس شستن، خوردن تنقلات و ورزش کردن برنامه ریزی کردم و همچنین هیچوقت بیش از ۵۵ دقیقه بدون وقفه (و معمولا کمتر) کار نکردم. یک روز معمولی در تقویم من به انجام کارهای ۳۰ تا ۵۵ دقیقه‌ای تقسیم شده که با وقفه‌های کوتاه کارهای روزمره مثل زمان غذا خوردن، زمان ورزش کردن، زمان استراحت و انجام وظایف مشخص می‌شود. هر دقیقه در طول روز کاری برنامه‌ریزی شده من اهمیت دارد.

به این ترتیب وضعیت جسمانی من روز به‌ روز بهبود پیدا کرد. اما از طرفی بعد کنجکاو من نیز در این مسیر وجود داشت. برنامه ریزی برای رفع حواس پرتی ها و سایر کارهای غیر ضروری روزانه و وادار کردن خودم به انجام کار به همان میزانی که در شرکت انجام می‌دادم باعث شد تا در کارم بازدهی و تمرکز بیشتری داشته باشم. پایبندی سختگیرانه به برنامه کارهای روزمره مثل تلویزیون تماشا کردن و شستن لباس‌ها به من کمک کرد همه چیز خود را بدون احساس خستگی مدیریت کنم.

به نظر می‌رسد که این روش شبیه تکنیک پومودورو است، این تکنیک یک روش مدیریت زمان است که در دهه ۱۹۸۰ توسعه یافت و در آن شما باید در فواصل ۲۵ دقیقه‌ای با وقفه‌های بسیار کوتاه کار کنید. روتین من حتی بیشتر شبیه قانون ۵۲ و ۱۷ است (یک پومودورو پیشنهاد شده توسط گروه Draugiem Group سازندگان برنامه DeskTime).

در سال ۲۰۱۴ این شرکت اعلام کرد که اکثر کاربران فعال برنامه DeskTime به مدت ۵۲ دقیقه کار می‌کنند و ۱۷ دقیقه به خود استراحت می‌دهند و به همین ترتیب تا انتها پیش می‌روند. زمان استراحت آن‌ها بسیار مفید و موثر واقع می‌شود، زیرا ۱۰۰ درصد آن‌ها در این وقفه ۱۷ دقیقه‌ای به طور کامل استراحت می‌کنند و در طول ۵۲ دقیقه نیز بیشتر کار می‌کنند.

نکته مهم این روش برنامه ریزی زمان استراحت آن است، بنابراین باید آن‌ها در تقویم خود قرار دهید. تا حد امکان برای تمام کارها و اقداماتی که در طول روز کاری خود در خانه انجام می‌دهید، برنامه ریزی کنید. مثلا از تماس تلفنی که با پزشک خود باید برقرار کنید گرفته تا انجام بازی Fortnite.

این برنامه‌ریزی برای ارتباط و زندگی در کنار هم اتاقی، خانواده، شریک زندگی و حتی حیوانات خانگی یا هر کسی که با آن زندگی می‌کنید و بخشی از زندگی شما هستند هم مناسب است. اگر می‌خواهید با زندگی در کنار این افراد میزان حواس پرتی را به حداقل برسانید، باید در نه گفتن مهارت داشته باشید، اما چیزهایی هم وجود دارند که نباید به آن‌ها نه گفت. مثلا گاهی اوقات باید دور هم جمع شوید، زباله‌ها را به بیرون از خانه ببرید، شام درست کنید و کارهایی نظیر این‌ها.

تا جایی که می‌توانید از قبل برنامه ریزی کنید و اگر هم شما و هم همسرتان در خانه کار می‌کنید، مسئولیت‌های تیمی را هم باید ذکر کنید. (مثلا اگر فرزند نوپا دارید، در ساعات زوج شما مسئولیت آن را به عهده بگیرید و در ساعت فرد همسرتان این کار را بکند.)

علاوه بر این شما باید برنامه ریزی منفی را فراموش نکنید. گاهی اوقات، میزان حواس پرتی‌ها بیش از حد معمول ناخوشایند هستند (مانند زمانی که در حال برقراری تماس ویدیویی هستید، روی یک مشکل یا مسئله پیچیده کار می‌کنید یا برای به پایان رساندن یک پروژه عجله دارید.) درست مانند زمانی که با همکاران خود از راه دور ارتباط می‌گیرید و یک تماس کاری با هم برقرار کرده‌اید. در چنین موقعیتی باید از قبل به افراد خانواده یا همسرتان اطلاع دهید که مثلا فردا از ساعت ۱:۳۰ تا ۲:۳۰ با شما کاری نداشته باشند، یا اینکه وقتی درب اتاق بسته است وارد اتاق نشوند.

در انتها باید گفت که خلاصه این موارد این است که شما برای رفع حواس پرتی خود هنگام کار از خانه باید از عواملی که باعث ایجاد آن می‌شوند، دوری کنید. مگر آنکه شغل شما به گونه‌ای باشد که باید ۲۴ ساعته در دسترس باشید، در چنین حالتی باید برای کارهای شخصی و زندگی خود زمان‌هایی را اختصاص دهید، مثلا زمانی را برای شام، زمانی را برای داشتن خواب کافی، زمانی را برای جمع‌های خانوادگی و حتی زمانی را برای تنهایی. اگر برای این موارد وقتی اختصاص ندهید، نمی‌توانید در کارتان بهره وری داشته باشید.